هر کاری که در پروژه خود انجام می دهید نوعی هزینه را شامل می شود. هر چه زمان بیشتری صرف کنید، دستمزد بیشتری باید پرداخت کنید. وقتی نیروی انسانی و وسعت را اضافه می‌کنید، همین‌طور است. اما چگونه می دانید که آیا در آستانه فراتر رفتن از بودجه خود هستید یا اینکه هنوز در مسیر درستی قرار دارید؟ ابزارهای نرم افزار حسابداری را وارد کنید.

نرم افزار حسابداری پروژه به شما کمک می کند هزینه های پروژه خود را در صورت وقوع ردیابی کنید. این با ابزار حسابداری مالی متفاوت است که به شما امکان می دهد سود و زیان را در پایان یک دوره مالی مشخص بررسی کنید. نرم افزار حسابداری پروژه به شما اطلاعات بلادرنگ می دهد تا بتوانید تصمیمات را در حین انجام پروژه خود ارزیابی کنید.

دلایلی برای اینکه به نرم افزار حسابداری پروژه نیاز دارید:

1. تخصیص منابع

برای بسیاری از ما، بودجه و منابع محدود است. این امر بر اهمیت تخصیص هوشمند تأکید می کند. آیا قصد دارید روی ابزارهایی سرمایه گذاری کنید که می توانند به سرعت بخشیدن به بخشی از فرآیند شما کمک کنند؟ یا بهتر است یک عضو ارشد را استخدام کنید که بتواند خط لوله تولید شما را به طور کلی بهینه کند؟ آیا کارکنان اضافی را برای تحویل پروژه بعدی خود برون سپاری خواهید کرد؟ یا ترجیح می دهید برای زمان بیشتری مذاکره کنید؟

استفاده از ابزار حسابداری پروژه می تواند به شما در ارزیابی این موضوع کمک کند. با داده‌ها، می‌توانید بسنجید که کدام مسیر عمل به شما کمک می‌کند تا منابع خود را به طور مؤثرتری به حداکثر برسانید.

2. تصمیم گیری صحیح

حل مسئله و تصمیم گیری بخش های عظیمی از مدیریت پروژه است. این شامل ارزیابی ریسک و همچنین ارزیابی هزینه ها و منافع است. به عنوان مثال، اضافه کردن نیروی انسانی اضافی به تیم خود در زمانی که در برنامه خود عقب هستید، بدون شک هزینه های بیشتری را به همراه خواهد داشت.

با این حال، حفظ اندازه فعلی تیم شما ممکن است آنها را به سختی و اضافه کاری سوق دهد تا تعهد زمانی شما به مشتری خود را برآورده کند. آیا اضافه کاری و دستمزدهای شبانه بیشتر از سایر اعضای تیم که در ساعات منظم کار می کنند هزینه خواهد داشت؟ در حالی که برخی از تصمیمات ممکن است شامل عناصر غیر مالی باشد، غیرقابل انکار است که اکثر آنها هنوز با نوع خاصی از هزینه مطابقت دارند. نرم افزار حسابداری مدیریت پروژه می تواند به شما در مقابله با این مسائل و تصمیم گیری بر اساس حقایق سخت کمک کند.

3. مدیریت تغییر

با ادامه تولید، ناگزیر با اطلاعات جدیدی روبرو خواهید شد. وقتی این کار را انجام دادید، باید تصمیم بگیرید که آیا این اطلاعات جدید ارزش تنظیم کردن را دارد یا اینکه صرفاً باعث حواس پرتی برای اهداف فعلی شما می شود. نرم افزار حسابداری پروژه می تواند به شما کمک کند تاثیر محسوسی که یک تغییر پیشنهادی ممکن است بر هزینه ها و گردش کار شما داشته باشد را ارزیابی کنید. این اطلاعات می تواند به شما کمک کند از تماس خود با طرف هایی که به آنها گزارش می دهید پشتیبان تهیه کنید.

ممکن است ذینفعان شما را تحت فشار قرار دهند تا تغییر را در نظر بگیرید، اما در پایان روز، این مسئولیت شما خواهد بود که به همه کمک کنید تا همسو شوند و تصمیم بگیرند که کدام تغییرات ارزش اعمال را دارند، کدام یک نیاز به بررسی بیشتر دارند، و کدام یک از آنها بهتر است.

4. پرداخت و صورتحساب

صورتحساب و پیگیری پرداخت ها یک کار ضروری اما مالیاتی است. به عنوان یک مدیر پروژه، توجه شما به موارد زیادی مورد نیاز است: پیشرفت پروژه، روحیه تیم، به روز رسانی مشتری، ممیزی قابل تحویل و موارد دیگر. افزودن صورتحساب (و اغلب پیگیری پرداخت) به ترکیب می تواند دلهره آورتر از آن چیزی باشد که باید باشد. بهترین نرم افزار حسابداری پروژه موجود می تواند به شما در خودکارسازی این فرآیند کمک کند. به این ترتیب، می‌توانید روی آنچه در حال حاضر به توجه شما نیاز دارد تمرکز کنید و اعتماد کنید که این جنبه اداری از عملیات پروژه شما از بین نخواهد رفت.

5. هماهنگی و گزارش مشتری

ارسال به‌روزرسانی‌های منظم و دقیق برای ذینفعان راهی عالی برای حفظ یک رابطه خوب است. این به آنها اطمینان می دهد که شما در حال پیشرفت هستید، و به درستی منابعی را که ارائه کرده اند به حداکثر می رسانید. تهیه این گزارش‌ها شامل جمع‌آوری تمام داده‌های موجود، سازمان‌دهی و چیدمان آن‌ها است تا هضم آن آسان باشد. این می تواند خسته کننده باشد، به خصوص در مواقع پرتنش. برای خودکار کردن این فرآیند، یک ابزار نرم افزار حسابداری پروژه مفید خواهد بود. با چند کلیک می توانید گزارش های کاملی تولید و توزیع کنید. این تضمین می کند که اطلاعات دقیق و به روز شده ای را که کامل و به خوبی ارائه شده است به اشتراک می گذارید.

6. آینده نگری موثر

بهترین زمان برای حل مشکلات قبل از وقوع آنهاست. نرم افزار حسابداری پروژه با ویژگی های طرح ریزی می تواند به شما در این امر کمک کند. همانطور که برنامه کاری خود را تنظیم کرده اید، قسمت هایی را که به نظر می رسد از منابع شما استفاده می کنند، ارزیابی کنید. آیا این با اهداف پروژه شما هماهنگ است یا یک ویژگی جزئی بیش از حد آنها را اشغال می کند؟ در صورت تأخیر، تصمیمات فعلی شما چگونه بر کل پروژه شما تأثیر می گذارد؟

دسترسی سریع به ابزارهایی که می‌توانند به شما در پیش‌بینی نتایج احتمالی کمک کنند، به شما و سهامدارانتان کمک می‌کند تا در مورد بهترین اقدامات تصمیم بگیرید. همچنین به شما کمک می کند تا موارد احتمالی را شناسایی کنید که برای کاهش اثرات مشکلات پیش بینی شده نیاز دارید.

7-بهبود دقت حسابداری

مزایای نرم افزار حسابداری شامل افزایش دقت با کاهش یا حذف خطاهای انسانی در محاسبه است. فرآیندهای حسابداری دستی شامل انجام بسیاری از محاسبات ریاضی با دست است. یک محاسبه نادرست در اوایل فرآیند می تواند تأثیر زیادی بر تعادل نهایی داشته باشد.

از سوی دیگر، کامپیوترها عملاً قادر به انجام چنین خطاهایی نیستند. با این حال، باید توجه داشت که نرم افزار حسابداری از خطاهای انسانی ناشی از اشتباهات وارد کردن یا تفسیر داده ها مصون نیست.

8-سرعت تکمیل

استفاده از نرم افزار حسابداری به کسب و کارها اجازه می دهد تا حساب های خود را با سرعت بیشتری نسبت به پردازش دستی پردازش کنند. بخشی از این افزایش سرعت ناشی از استفاده از کامپیوترهایی است که قادر به پردازش ارقام بسیار سریعتر از مغز انسان هستند.

علاوه بر این، نرم افزار حسابداری به سازمان ها اجازه می دهد تا با معرفی اتوماسیون، کارایی را افزایش دهند. مثلاً بگویید که یک کسب و کار باید مالیات بر فروش را روی همه معاملات خود ثبت کند. نرم افزار حسابداری را می توان به گونه ای پیکربندی کرد که برای هر ورودی به طور خودکار این کار را انجام دهد، به جای اینکه یک کارمند در بلند مدت مالیات را بررسی کند.

9-کاهش هزینه های کلی

مزایای ناشی از سرعت و کارایی نرم افزار حسابداری اغلب با کاهش هزینه های کلی همراه است. استفاده از یک برنامه حسابداری به هر یک از اعضای تیم حسابداری اجازه می دهد تا در یک زمان معین کارهای بیشتری انجام دهند، به طور بالقوه به این معنی که به طور کلی به یک تیم کوچکتر نیاز است.

این به نوبه خود می تواند هزینه های حقوق و دستمزد و مدیریت بخش حسابداری را کاهش دهد. با این حال، این صرفه جویی همیشه باید با هزینه خود نرم افزار و هر سخت افزار اضافی مورد نیاز برای اجرای آن متعادل شود.

10-ارائه گزارش های دقیق

نرم افزار حسابداری به کسب و کارها کمک می کند تا اطلاعات مالی به موقع و دقیق را به کارکنان مورد نیاز خود ارائه دهند. به عنوان مثال، فرض کنید که مدیر مالی یک شرکت به گزارشی از جریان نقدی نیاز دارد تا ظرف دو ساعت به جلسه ارائه کند. بسیاری از سیستم‌های نرم‌افزار حسابداری دارای ماژول‌های گزارشگری داخلی هستند که کاربران را قادر می‌سازد تا با پر کردن یک فرم یا کلیک کردن روی یک دکمه، این نوع گزارش را ایجاد کنند. با این حال، ایجاد چنین گزارشی به صورت دستی فرآیندی زمان بر خواهد بود.

11-کاهش ناامیدی با تشکیل پرونده مالیاتی

ثبت مالیات کسب و کار شما می تواند یک فرآیند پیچیده باشد و شما را ملزم به پیگیری دقیق تمام معاملات کسب و کار خود کند. مزایای نرم افزار حسابداری شامل تسهیل این فرآیند با اطمینان از اینکه تمام جزئیات مالی کسب و کار شما در یک مکان است، می شود. علاوه بر این، شرکت هایی مانند Intuit و ATX نرم افزار اظهارنامه مالیاتی را تولید می کنند که با برنامه های حسابداری آنها یکپارچه می شود. این به شما این امکان را می‌دهد تا به‌جای صرف زمان و منابع برای بررسی جزئیات ضروری، به صورت نیمه خودکار بازدهی خود را محاسبه کنید.

12-مدیران پروژه مدیران منابع هستند

شما نمی توانید آنچه را که اندازه گیری نمی کنید مدیریت کنید. به عنوان یک مدیر پروژه که کارش مدیریت منابع است، پیگیری بسیار مهم است. تصمیمات روزانه شما بر موفقیت کلی پروژه شما تأثیر می گذارد. و جدای از اهداف و اولویت‌های تجاری، تخصیص منابع عاملی حیاتی است که شما در حال تشخیص مسیر بعدی خود هستید. ابزارهای حسابداری مدیریت پروژه به شما کمک می کند تا اطلاعات را ثبت، سازماندهی و ارزیابی کنید تا تصمیمات درست بگیرید و آنها را به طور موثر انتقال دهید.

هر کاری که در پروژه خود انجام می دهید نوعی هزینه را شامل می شود. هر چه زمان بیشتری صرف کنید، دستمزد بیشتری باید پرداخت کنید. وقتی نیروی انسانی و وسعت را اضافه می‌کنید، همین‌طور است. اما چگونه می دانید که آیا در آستانه فراتر رفتن از بودجه خود هستید یا اینکه هنوز در مسیر درستی قرار دارید؟ ابزارهای نرم افزار حسابداری را وارد کنید.

نرم افزار حسابداری پروژه به شما کمک می کند هزینه های پروژه خود را در صورت وقوع ردیابی کنید. این با ابزار حسابداری مالی متفاوت است که به شما امکان می دهد سود و زیان را در پایان یک دوره مالی مشخص بررسی کنید. نرم افزار حسابداری پروژه به شما اطلاعات بلادرنگ می دهد تا بتوانید تصمیمات را در حین انجام پروژه خود ارزیابی کنید.

مطالب مرتبط:

اصطلاحات حرفه ای فروش و بازاریابی

حسابداری تجاری چیست؟

روندهای کلیدی صنعت حسابداری در سال 2022