14 سپتامبر
یک سیستم حسابداری سالم برای مشاغل با هر اندازه ای ضروری است. مهم نیست که کسب و کار شما چقدر بزرگ یا کوچک است. بسیار مهم است که بدانید چه چیزی از حساب کسب و کار شما وارد و خارج می شود، به خصوص در مورد هزینه های تجاری.شرکتی که نتواند سوابق دقیق تراکنش های تجاری خود را حفظ کند، به احتمال زیاد ناکارآمد عمل می کند و ممکن است در دراز مدت درآمد خود را از دست بدهد. سیستم های حسابداری به صاحبان مشاغل و مدیران آنها کمک می کند تا رشد کسب و کار را از نظر سودآوری به طور دقیق اندازه گیری کنند. این امر مناطقی را مشخص می کند که نیاز به توجه و بهبود دارند.در این مقاله به معرفی نحوه توسعه و بهبود سیستم های حسابداری می پردازیم:
بسیاری از صاحبان مشاغل معتقدند که یک سیستم حسابداری سالم با نرم افزار حسابداری مورد استفاده در فرآیند حسابداری کسب و کار شروع می شود و به پایان می رسد. یادت باشه؛ خروجی فقط به خوبی افرادی است که از آن استفاده می کنند.با فناوری‌ای که امروز داریم، دیگر مجبور نیستیم تراکنش‌های دستی انجام دهیم یا از دفاتر دفتری استفاده کنیم که باعث می‌شود بسیاری از مردم در فکر استفاده از آنها منقلب شوند.
راه هایی برای توسعه، بهبود و بهینه سازی سیستم های حسابداری شما
1. حساب های تجاری اختصاصی
داشتن یک حساب بانکی مجزا، سوابق را متمایز نگه می دارد و زندگی را در زمان مالیات آسان تر می کند. تفکیک امور مالی شخصی و تجاری نیز از دارایی های شخصی شما در موارد ناگوار ورشکستگی محافظت می کند. بیشتر حساب‌های جاری تجاری کارمزدهای بالاتری نسبت به بانکداری شخصی دارند، بنابراین به میزان بدهی خود دقت کنید.
2. مدیریت هزینه
شما قطعا باید یک سیستم برای مدیریت هزینه های کارکنان و بازپرداخت آنها داشته باشید. سیستم شما باید فرآیندهایی برای ثبت هزینه (ردیابی رسید) و ذکر هدف هزینه داشته باشد. اگر کارمندان شما به کارت‌های اعتباری یا نقدی تجاری دسترسی ندارند، باید یک فرآیند استاندارد برای گزارش هزینه ایجاد کنید.
3. حساب های پرداختنی / مدیریت دریافتنی
حساب های دریافتنی راه نجات کسب و کار شما برای پرداخت به موقع یا زودهنگام تمام صورت حساب های شما است. بدون یک سیستم کامل برای مدیریت حساب‌های پرداختنی، شهرت کسب‌وکار خود و هزینه‌های غیرضروری هزینه‌های دیرکرد و بهره را به خطر می‌اندازید. مدیریت حساب های دریافتنی مستلزم ایجاد سیستم ها، خط مشی ها و رویه ها است.
4. اتوماسیون هایی که باید در نظر گرفته شوند
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار می تواند به شما در تحقق اهداف تجاری خود کمک کند، اما تنها در صورتی که از ابزارهای مناسب استفاده کنید. راه حل های فناوری برای غلبه بر تقریباً هر چالشی توسعه یافته اند. به دنبال ویژگی های مقیاس پذیر و پشتیبانی مداوم باشید، اما از استفاده از ابزارهای مدرن حسابداری نترسید.
4.1 نرم افزار حسابداری مناسب را انتخاب کنید
از ابتدا، یک سیستم حسابداری برای سازماندهی رسیدها و سایر سوابق مهم ایجاد کنید. کسب و کار شما می تواند از حسابداری یکپارچه ژانیا استفاده می کنند . شما همیشه می توانید با یک متخصص مشورت کنید تا بفهمید کدام نرم افزار مناسب کسب و کار شماست. شما می توانید صورت های درآمد و ترازنامه خود را به طور منظم (ماهانه یا فصلی) بازیابی و بررسی کنید و همیشه سال مالی کسب و کار خود را به طور کلی با گزارش های سالانه بررسی کنید.
4.3 مدیریت هزینه
شرکتی را تصور کنید که توانایی به خاطر سپردن سیاست‌های مدیریت هزینه‌های منحصربه‌فرد شرکت شما را دارد و به‌طور خودکار تعیین می‌کند که کدام هزینه‌ها نیاز به بررسی مدیر دارند و کدام یک می‌توانند تأیید خودکار دریافت کنند. با عدم نیاز به ایجاد و تأیید صفحات گسترده دستی، سرعت بخشیدن به فرآیند تأیید، و حذف ورود داده های تکراری، در زمان و هزینه خود صرفه جویی کنید.
4.4 مدیریت فاکتور
صورتحساب خودکار بسیار بزرگ است! با راه‌حل‌هایی مانند Intuit Payment Solutions که صورتحساب، جمع‌آوری و برنامه نقدی را خودکار می‌کند، اشتباهات را حذف کنید و زمان زیادی را از وظایف ماهانه تیم حسابداری خود حذف کنید.
4.5 گزارش مالیات بر فروش
یافتن بهترین ابزار برای این نوع اتوماسیون به تجارت شما بستگی دارد. اگر مالیات بر فروش را اشتباه دریافت کنید، جریمه های بزرگی در بر خواهد داشت. یک برنامه و سیستم فعال برای حسابداری و رعایت مالیات بر فروش ایجاد کنید.
4.6 مدیریت کاغذ
از اطلاعات خود نسخه پشتیبان تهیه کنید. حسابداری ابری تا حدودی محافظت می کند، اما باید برنامه هایی برای قطعی های احتمالی داشته باشید. همچنین باید اسناد کاغذی را اسکن کنید تا در مواقع اضطراری در دفتر، پشتیبان‌گیری دیجیتال داشته باشید. تبدیل فایل های فیزیکی به فایل های دیجیتال با استفاده از ابزاری مانند بانک رسید، زمان مورد نیاز برای انتقال صورتحساب، فاکتور یا رسید را به سیستمی که در آن داده ها مورد نیاز است، کاهش دهید.
4.7.سیستم های مالی را برای شرکت خود ایجاد کنید
اگر شما از آن دسته از صاحبان مشاغلی هستید که سوابق مالی خوبی را حفظ نکرده اند، اکنون زمان بسیار خوبی برای ایجاد سیستم های مالی سالم برای شرکت خود است. سیستم های مالی خوب نه تنها به رشد کسب و کار شما کمک می کنند، بلکه مشکلات را قبل از اینکه از کنترل خارج شوند شناسایی می کنند.
آیا می دانید که آیا شرکت شما دارای استراتژی برای توسعه، اتخاذ و بررسی فرآیندهای حسابداری است؟ اگر نمی‌دانید اینطور است یا برنامه‌ای ندارید، اکنون وقت آن است که با حسابدار خود تماس بگیرید تا یک چت دوستانه داشته باشید و درباره سیستم‌های حسابداری خود صحبت کنید. ممکن است از اطلاعاتی که سیستم‌های شما می‌توانند هم برای شما و هم برای کسب‌وکارتان فراهم کنند، متعجب شوید.
شما باید داده های دقیق داشته باشید. هنگامی که این قسمت را درست کردید، صحت گزارش شده را تأیید خواهید کرد. اینجاست که نرم افزار حسابداری خوب وارد می شود، این روزها اکثر نرم افزارهای حسابداری پس از تکمیل تمام داده های لازم صورت های مالی کامل را در اختیار شما قرار می دهند.شرکت شما باید سیستم های حسابداری سالمی داشته باشد. بدون این، ممکن است به دلیل کمبود اطلاعات، تصمیمات نادرستی گرفته شود. داشتن سیستم های حسابداری مناسب به شما اطمینان می دهد که آنچه گزارش می شود دقیق است.
5. شرکای حسابداری با کیفیت بالا را پیدا کنید
به عنوان یک صاحب کسب و کار، به کمی کمک یا راهنمایی بیشتر در برنامه ریزی مالی نیاز دارید، چند نفر وجود دارند که ممکن است بخواهید ثبت نام کنید.
● حسابدار رسمی (CPA)
در مورد حسابرسی، CPA تنها فردی است که می تواند به طور قانونی یک صورت مالی حسابرسی شده تهیه کند.
●حسابدار
حسابدار سوابق روزانه را مدیریت می کند، مرتباً حساب ها را تطبیق می دهد، هزینه ها را طبقه بندی می کند و حساب های دریافتنی/حساب های پرداختنی را مدیریت می کند.
● تهیه کننده مالیات
تهیه کننده مالیات شما فرم های لازم را پر می کند و ممکن است آنها را در طول فصل مالیات از طرف شما ارسال کند. برخی نیز پرداخت های مالیاتی تخمینی شما را تنظیم می کنند.
● برنامه ریز مالیاتی
این متخصصان به بهینه‌سازی مالیات‌ها قبل از ثبت آنها کمک می‌کنند و به شما کمک می‌کنند تا راه‌هایی را برای کاهش بار مالیاتی خود بیاموزید.
