11 مارس
نرم افزار حسابداری به شما کمک می کند تا حساب های پرداختنی و هزینه های خود را در یک مکان پیگیری کنید.بسته‌های نرم‌افزاری حسابداری از نظر اندازه، قابلیت‌ها و ادغام متفاوت هستند.هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری، باید همه پیشنهادات، از جمله مطابقت، گزارش، ردیابی و افزونه های موجود را ارزیابی کنید.در این مقاله به معرفی انتخاب نرم افزار حسابداری کسب و کارهای کوچک مناسب می پردازیم:
این مقاله برای صاحبان مشاغل کوچک یا افسران مالی است که به دنبال ترکیب نرم افزار حسابداری در عملیات خود هستند.یکی از اولویت‌های اصلی شما به‌عنوان یک صاحب کسب‌وکار کوچک، نظارت دقیق بر پولی است که وارد و پرداخت می‌کنید. به همین دلیل است که داشتن نرم افزار حسابداری مناسب بسیار مهم است. شما به برنامه ای نیاز دارید که به شما کمک کند وظایف حسابداری روزانه خود را انجام دهید، از جمله ثبت پرداخت ها، ردیابی هزینه ها، صورتحساب مشتریان و تطبیق تراکنش ها. نرم افزار حسابداری شما همچنین باید به شما کمک کند سلامت مالی کسب و کار خود را مدیریت کنید و به شما امکان می دهد گزارش هایی تهیه کنید که عملکرد کسب و کار شما را از زوایای مختلف تجزیه و تحلیل کند.
عوامل اولیه ای که در انتخاب نرم افزار حسابداری باید در نظر گرفته شود!
انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کار شما چالش برانگیز است. هر برنامه شامل مجموعه‌ای از ویژگی‌ها می‌شود و اکثر آنها چندین طرح قیمتی را ارائه می‌دهند که از نظر عملکرد، تعداد کاربران و سایر جنبه‌ها متفاوت است.
برای ساده سازی جستجوی خود، هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خود، سه عامل اصلی را در نظر داشته باشید.هزینه: آیا نرم‌افزار حسابداری ساده و ارزان قیمت را ترجیح می‌دهید یا برنامه‌ای که هزینه بیشتری دارد اما دارای ویژگی‌های اضافی است؟
قابلیت استفاده: چند کاربر باید به نرم افزار دسترسی داشته باشند؟ آیا سیستم مبتنی بر ابر را ترجیح می‌دهید که بتوانید در هر جایی به آن دسترسی داشته باشید یا نرم‌افزار دسکتاپ؟ آیا برای داشتن اپلیکیشن موبایل به نرم افزار حسابداری خود نیاز دارید؟ برنامه باید چه قابلیت هایی داشته باشد؟
ویژگی ها: نرم افزار حسابداری برای انجام چه کاری نیاز دارید؟ آیا به هر دو ابزار حساب های دریافتنی و حساب های پرداختنی نیاز دارید؟ کدام گزارش حسابداری را باید تهیه کنید؟ آیا برای ردیابی موجودی به آن نیاز دارید؟ آیا به آن نیاز دارید که شامل خدمات جانبی مانند ردیابی زمان، مدیریت پروژه و حقوق و دستمزد باشد؟
مزایای نرم افزار حسابداری
استخدام یک حسابدار حرفه ای یا حسابدار، یا استفاده از یک شرکت حسابداری خارجی، همیشه از نظر مالی امکان پذیر نیست. اگر کسب و کار شما کوچک است، ممکن است خودتان با نرم افزار حسابداری مناسب به امور حسابداری بپردازید.در اینجا برخی از مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری به جای استخدام یک متخصص حسابداری آورده شده است.
1-صرفه جویی در زمان:
لازم نیست منتظر بمانید تا شخص دیگری وظایف حسابداری مورد نیاز خود را انجام دهد. با نرم افزار حسابداری، می توانید این کار را خودتان انجام دهید، با تمام ابزارهایی که نیاز دارید.
2-سوابق خودکار:
با وقوع تراکنش های جدید، نرم افزار حسابداری به صورت پویا یک رکورد جامع از معاملات مالی سازمان شما ایجاد و نگهداری می کند تا مطابق با قوانین و مقررات دولتی و صنعتی باشد.
3-دقت بالاتر:
نرم افزار حسابداری احتمال خطای انسانی را کاهش می دهد. این به این دلیل است که نرم‌افزار می‌تواند مستقیماً به حساب‌های بانکی شما متصل شود، تراکنش‌ها و سایر داده‌ها را برای ایجاد بینش دقیق بدون خطر اشتباه تایپی یا کپی و جای‌گذاری اشتباه کند.
4-یک مکان برای همه وظایف مالی:
بسیاری از فروشندگان نرم افزار حسابداری خدمات اضافی مانند رعایت حقوق و دستمزد و مالیات را ارائه می دهند که می تواند از یک پلت فرم انجام شود، ردیابی و نظارت شود.
5-حقوق و دستمزد بهینه شده:
با نرم افزار حسابداری مناسب، می توانید فعالیت های حقوق و دستمزد خود را خودکار کنید تا مزایا و مالیات ها برای ارائه پرداخت دقیق و سریع برای هر کارمند محاسبه شود.
هزینه نرم افزار حسابداری چقدر است؟
نرم افزار حسابداری بسته به ویژگی های آن، تعداد کاربرانی که پشتیبانی می کند و سایر عوامل از نظر هزینه متفاوت است. بسیاری از بهترین شرکت‌های نرم‌افزار حسابداری، نرم‌افزار مبتنی بر ابر را به‌جای مجوزهای نرم‌افزاری به‌عنوان خدمات ارائه می‌دهند، بنابراین هزینه اشتراک ماهیانه را دریافت می‌کنند.
نرم افزار حسابداری به عنوان یک سرویس معمولاً کاملاً معقول است. این بسته‌ها معمولاً طرح‌های متعددی را با سطوح پرداختی ارائه می‌دهند که معمولاً از 10 تا 40 دلار در ماه متغیر است. سازمان هایی که نیازهای منحصر به فرد دارند یا نیاز به حساب کاربری برای چندین کاربر دارند، برنامه های قیمت گذاری سفارشی خواهند داشت، اما حتی این طرح ها مقرون به صرفه هستند. البته، اگر بخواهید برای نرم افزار به جای ماهانه، سالانه بپردازید، اغلب نرخ های تخفیف در دسترس هستند.
طرح‌های گران‌تر اغلب شامل ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند گزارش‌های هزینه و ردیابی فروش، صورت‌حساب‌های مکرر، ردیابی پروژه، صورتحساب، یادآوری‌های سررسید خودکار، عملکردهای تیمی، قابلیت‌های گزارش‌دهی پیشرفته، ردیابی موجودی، و سفارش‌های خرید هستند. بسیاری از شرکت‌های نرم‌افزار حسابداری، ادغام‌هایی را برای افزایش قابلیت‌های نرم‌افزار یا اتصال آن به سایر برنامه‌های تجاری، گاهی با هزینه اضافی، ارائه می‌کنند.
چندین شرکت یک نسخه آزمایشی از نرم افزار حسابداری خود را ارائه می دهند، اگرچه معمولاً دارای ویژگی های اساسی هستند یا تعداد کاربران، مشتریان یا تراکنش ها را محدود می کنند. برخی از ارائه دهندگان نرم افزار حسابداری رایگان از خدمات افزودنی که ارائه می دهند درآمد کسب می کنند. اگر کسب و کار شما بسیار کوچک است یا می‌خواهید نرم‌افزار را برای اجرای آزمایشی طولانی‌تر از زمانی که دوره آزمایشی اجازه می‌دهد استفاده کنید، این برنامه‌ها مفید هستند.
چه فاکتورهای قابلیت استفاده را باید در نرم افزار حسابداری جستجو کنید؟
برای یافتن بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خود، باید تصمیم بگیرید که چگونه و در کجا می خواهید از آن استفاده کنید و آیا شخص دیگری از این سیستم استفاده خواهد کرد یا خیر. در اینجا چند فاکتور برای در نظر گرفتن وجود دارد.
1-ادغام آسان
حتی برنامه‌های کاربردی حسابداری با ویژگی‌ها و قیمت‌های معقول در جهان، اگر با راه‌حل‌های موجود شما، مانند پلت‌فرم‌های فروش، سیستم‌های حمل و نقل و حتی برنامه‌های حقوق و دستمزد، ادغام نشوند، سود چندانی برای کسب و کار شما ندارند. با انتخاب نرم افزار حسابداری که با راه حل های موجود شما کار می کند، هیچ گونه مشکل سازگاری که منجر به خطاهای زمان بر بالقوه شود، نخواهید داشت.
2-دسترسی چند کاربره
اکثر برنامه های حسابداری به شما این امکان را می دهند که کاربران دیگر را به سیستم دعوت کنید و داده هایی را که می بینند و وظایفی که به آنها دسترسی دارند کنترل کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید به شریک تجاری و حسابدار خود دسترسی کامل بدهید و در عین حال به کارمندان خود اجازه دهید از سیستم فقط برای پیگیری زمان و فاکتور مشتریان خود استفاده کنند.
برخی از سیستم ها به شما اجازه می دهند تا چندین کاربر را بدون هزینه اضافی دعوت کنید. دیگران دسترسی حسابدار رایگان را ارائه می دهند اما از شما می خواهند که در یک طرح قیمت بالاتر مشترک شوید یا برای اضافه کردن کاربران دیگر به سیستم هزینه اضافی بپردازید. برخی راه‌حل‌ها برنامه‌های پرداخت «نامحدود» را برای تطبیق با کسب‌وکارهای در حال رشد ارائه می‌کنند و در عین حال گزینه‌های حساب قوی را ارائه می‌کنند. درک نیازهای دسترسی شرکت شما را به سمت تصمیم درست راهنمایی می کند.
3-پشتیبانی از چند کسب و کار
اگر صاحب بیش از یک کسب و کار هستید، ممکن است نرم افزار حسابداری بخواهید که چندین کسب و کار کوچک را تحت یک حساب بدون هزینه اضافی پشتیبانی کند. در غیر این صورت، برای راه‌اندازی حساب‌های جداگانه برای هر نهاد، هزینه اضافی پرداخت می‌کنید.
4-نرم افزار مبتنی بر ابر و دسترسی به موبایل
اکثر سیستم‌های حسابداری برتر مبتنی بر ابر هستند، به طوری که می‌توانید در هر زمان و هر مکان از هر رایانه‌ای با دسترسی به اینترنت به حساب خود دسترسی داشته باشید. این سهولت دسترسی به شما کمک می کند تا کسب و کار خود را از راه دور اداره کنید، چه در خانه باشید و چه در تعطیلات.
بسیاری همچنین برنامه های تلفن همراه را برای کمک به نظارت بر اطلاعات کلیدی و انجام وظایف اصلی در حال حرکت ارائه می دهند، که به ویژه برای تیم هایی که از خانه یا در میدان کار می کنند مفید است. برخی از بسته‌ها برنامه‌های جداگانه‌ای را برای کارمندان با ویژگی‌های اساسی، مانند پیگیری زمان و ارسال رسید هزینه ارائه می‌دهند.
قابلیت‌های برنامه موبایل متفاوت است، بنابراین اگر دسترسی به تلفن همراه برای شما یک ویژگی ضروری است، مطمئن شوید که برنامه سیستم حسابداری عملکرد مورد نیاز شما را دارد. همچنین باید مطمئن شوید که روی پلتفرم دلخواه شما کار می‌کند، زیرا برخی از آنها فقط با iOS سازگار هستند، در حالی که برخی دیگر را می‌توان علاوه بر تلفن‌ها و تبلت‌ها با ساعت‌های هوشمند نیز استفاده کرد.
به کدام ویژگی های حسابداری نیاز دارید؟
نرم افزار حسابداری ویژگی ها و ابزارهای زیادی را برای کمک به مدیریت امور مالی خود ارائه می دهد. این باید نیازهای کسب و کار شما را برآورده کند و انجام کارهای معمول حسابداری را آسان کند. همچنین باید به شما کمک کند تا تصویر بزرگی از عملکرد کسب و کار خود را ببینید.در اینجا برخی از ویژگی هایی که نرم افزار حسابداری باید داشته باشد برای کمک به شما در صرفه جویی در زمان و مدیریت بهتر امور مالی آورده شده است.
1-ویژگی های اساسی حسابداری
اکثر کسب و کارهای کوچک می توانند به کارکردهای حسابداری اولیه مانند صورتحساب (هم از طریق ایمیل و هم از طریق پست )، ردیابی درآمد و هزینه، تولید گزارش مالی و مدیریت مشتری بسنده کنند.با این حال، اگر کسب‌وکار شما بیش از چند محصول می‌فروشد، می‌خواهید که نرم‌افزار موجودی شما را ردیابی کند، فروشندگان را مدیریت کند و در سفارشات خرید به شما کمک کند. اگر کسب‌وکار شما خدمات ارائه می‌دهد، برنامه‌ای می‌خواهید که ردیابی زمان و ساعت‌های قابل پرداخت فاکتور را آسان کند.
2-اتوماسیون صرفه جویی در زمان
برخی از نرم افزارهای حسابداری را می توان به گونه ای تنظیم کرد که صورتحساب های مکرر و اعلان های سررسید را به صورت خودکار ارسال کند و در زمان صورتحساب و وظایف حساب های دریافتنی صرفه جویی کند. سایر محصولات می توانند با پیشنهاد منطبق تراکنش ها در زمان تطبیق حساب ها صرفه جویی کنند. و از آنجایی که داده ها به صورت خودکار وارد و مدیریت می شوند، خطاها عملاً حذف می شوند.
اگر کسب‌وکار شما مظنه‌ها یا تخمین‌هایی را به مشتریان ارائه می‌دهد، به دنبال برنامه‌ای باشید که بتواند این اسناد را بایگانی و تنها با چند کلیک به صورتحساب تبدیل کند. اگر موجودی حمل می‌کنید، به دنبال سیستمی باشید که با ایجاد خودکار سفارش‌های خرید زمانی که اقلام به زیر آستانه تعیین‌شده می‌رسند، محصولات را دوباره سفارش می‌دهد.
3-آماده سازی مالیات
با نرم افزار حسابداری که دارای محاسبات مالیاتی خودکار، نرخ های مالیاتی متعدد و گزارش مالیاتی است، زندگی خود (و حسابدارتان) را آسان تر کنید. همچنین باید بتوانید به حسابدار خود اجازه دسترسی به داده های مربوطه در سیستم را بدهید یا به راحتی تمام داده ها و فایل های لازم را برای آنها ایمیل کنید. با این حال، بهتر است، با یک مسیر کاغذی خودکار برای امور مالی شرکت، به راحتی می توانید مطابق و به روز با قوانین و مقررات صنعت خود بمانید.
4-خدمات خرد حسابداری
برخی از خدمات خرد اختصاصی حسابداری، مانند پردازش پرداخت و خدمات حقوق و دستمزد، پذیرش پرداخت آنلاین و پرداخت به کارکنان را آسان می کند. اگرچه این خدمات معمولاً هزینه اضافی دارند، اما استفاده از آنها راحت است و ممکن است هزینه‌هایی که برای این خدمات در جاهای دیگر می‌پردازید قابل مقایسه باشد. جذابیت این رویکرد این است که شما می توانید خدمات را با هم ترکیب کنید و یک راه حل حسابداری متناسب با نیازهای خاص خود ایجاد کنید.
5-ادغام های شخص ثالث
نرم افزار حسابداری می تواند با ادغام با برنامه ها و خدماتی که قبلاً استفاده می کنید و به طور خودکار داده ها را بین سیستم ها در زمان واقعی به اشتراک می گذارد، اداره تجارت شما را آسان تر کند. ادغام های محبوب شامل سیستم های نقطه فروش، پردازش پرداخت، مدیریت موجودی پیشرفته، تجارت الکترونیک، ERP، CRM، بازاریابی ایمیلی و برنامه های گوگل است.
سوالاتی که هنگام ارزیابی نرم افزار حسابداری باید پرسید!
هنگامی که انتخاب های خود را به چند گزینه محدود کردید، برای آزمایش های رایگان ثبت نام کنید تا بتوانید خودتان ببینید که آیا نرم افزار حسابداری ویژگی های مورد نیاز شما را دارد، استفاده از آن آسان است و در وقت شما صرفه جویی می کند یا خیر.
با شرکت‌های نرم‌افزار تماس بگیرید و کیفیت خدمات مشتریان آنها را بسنجید تا مطمئن باشید در صورت بروز مشکل در برنامه، پشتیبانی لازم را دریافت خواهید کرد.
در اینجا لیستی از سوالاتی وجود دارد که باید هنگام تماس بپرسید تا به شما در انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کارتان کمک کند:
آیا نرم افزار شما برای صنعت من مناسب است؟
آیا راه حل های سفارشی را متناسب با نیازهای کسب و کار من ارائه می دهید؟
نرم افزار شما می تواند چند کارمند و مشتری را در خود جای دهد؟
چگونه نرم افزار شما می تواند به من در پیروی از GAAP، قوانین مالیاتی و مقررات مالی کمک کند؟
چگونه از اطلاعات من نسخه پشتیبان تهیه می شود؟ آیا می توان بلافاصله پس از قطعی دسترسی را بازیابی کرد؟
چه اقدامات امنیتی برای ایمن نگه داشتن اطلاعات کسب و کار و مشتریان من در نظر گرفته اید؟
هزینه کل چقدر است؟ آیا هزینه راه اندازی یا ذخیره سازی ابری وجود دارد؟
چه نوع پشتیبانی فنی و خدمات مشتری ارائه می دهید؟ (به عنوان مثال، آیا ارائه دهنده فرم مورد نظر شما را از تماس، مانند تلفن یا چت زنده، ارائه می دهد؟)
