دریافت کامل و به موقع پرداخت برای جریان نقدی هر کسب و کاری بسیار مهم است، بنابراین دیر پرداخت ها و بدهی های بد یک تهدید دائمی هستند. گزارش‌های دریافتنی ابزارهای کلیدی هستند که کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا مانده حساب‌های دریافتنی (AR) خود را مدیریت کنند، روابط خوب با مشتری را حفظ کنند و جریان‌های نقدی ورودی را پیش‌بینی کنند. گزارش‌های AR با هشدار به کسب‌وکارها در مورد پرداخت‌های معوق، به شرکت‌ها کمک می‌کند از بدهی‌های بد جلوگیری کنند.در این مقاله به معرفی انواع گزارش حساب دریافتی برای هر کسب و کار می پردازیم:

در سال‌های اخیر، ماهیت گزارش‌های واقعیت افزوده در بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط در حال تغییر بوده است، زیرا سرعت فعالیت آن سازمان‌ها افزایش یافته است. به جای اسناد چاپی دوره‌ای که با عبارت «گزارش‌ها» به ذهن یادآور می‌شوند، گزارش‌های واقعیت افزوده به پرسش‌های هم‌زمان از داده‌های دریافتنی تبدیل می‌شوند که نتایج آن داده‌های لحظه‌ای را به مدیران کسب‌وکار ارائه می‌دهد تا پرداخت‌هایشان و تعامل مجموعه با مشتریان توسط دقیق ترین اطلاعات ممکن تقویت می شود.

تعاریف کلیدی

     1-حساب‌های دریافتنی، پولی است که مشتریانش به کسب‌وکار از خریدهایی که برای آن پرداخت نمی‌کنند – یعنی فروش اعتباری، بدهی دارند.

     2-توجه دقیق به حساب‌های دریافتنی به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا جریان نقدی را به طور کارآمد مدیریت کنند و بدهی‌های بد را به حداقل برسانند.

     3-سه دسته اصلی از گزارش های دریافتنی وجود دارد: مطالبات دریافتنی توسط مشتری، گزارش های قدیمی و سابقه پرداخت.

     4-دریافتنی‌های گزارش‌های مشتری به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا روابط با مشتری را مدیریت کنند و توجه را بر بخش‌های حیاتی متمرکز کنند، مانند بزرگترین، پرخطرترین یا جدیدترین مشتریان.

     5-گزارش‌های Aging برای تعیین تلاش‌های مجموعه‌ای مناسب برای پیگیری با یک مشتری خاص مهم هستند و در مدیریت جریان نقدی مفید هستند.

     6-گزارش‌های سابقه پرداخت مشتری برای کنترل اعتبار و تطبیق‌های نقدی مهم هستند.

چه نوع گزارش هایی برای حساب های دریافتنی (AR) مهم هستند؟

«حساب های دریافتنی» پولی است که مشتریان از فروش اعتباری به کسب و کار شما بدهکارند، و AR تحت «دارایی های جاری» در ترازنامه شرکت ثبت می شود زیرا معمولاً سررسید آن ظرف یک سال است. مدیریت AR بخشی از فرآیندهای حسابداری کسب و کار است و اگر فروش قوی باشد، دارایی حساب های دریافتنی در ترازنامه می تواند رشد کند. اما یک دارایی حساب های دریافتنی بزرگ همراه با موجودی نقدی کم می تواند یک علامت هشدار دهنده باشد مبنی بر اینکه کسب و کار در حال مدیریت موثر صورتحساب و تلاش های وصول خود نیست. بنابراین، داشتن گزارش‌هایی که در زیر سطح دارایی‌های دریافتنی حفاری می‌شوند تا مدیران واقعیت افزوده را مطلع کنند، که می‌توانند اقدامات لازم را انجام دهند، مهم است. سه نوع اصلی وجود دارد: گزارش های دریافتنی مشتری، گزارش های قدیمی و گزارش های سابقه پرداخت.

گزارش های دریافتنی مشتری

موجودی حساب های دریافتنی را بر اساس مشتری تفکیک کنید. وقتی گزارش‌های دریافتنی‌های مشتری به‌جای کاغذ چاپی، به شکل نمایشی بی‌درنگ است، کسب‌وکارها می‌توانند ببینند که دریافتنی‌ها چگونه با رسیدن پرداخت‌های مشتری تغییر می‌کنند و با صورت‌حساب‌ها مطابقت می‌کنند. گزارش های دریافتنی مشتری شامل مطالبات باز در انتظار پرداخت، دریافتنی های بسته شده که پرداخت شده اند و سایر گزارش ها مانند مواردی که هنوز صورتحساب نشده اند (سفارشات صورتحساب نشده) است.

گزارش های Aging

فاکتورهای پرداخت نشده را بر اساس زمان تقسیم بندی کنید اگر برای یک مدت، عقب افتاده باشند. میزان و طول پرداخت های معوق را نشان می دهند که مشاغل می توانند از آنها برای انجام اقدامات جمع آوری مناسب و همچنین برآورد بدهی های بد استفاده کنند. هنگامی که یک کسب و کار یک فاکتور صادر می کند، معمولاً شرایط پرداخت را بیان می کند. مدت زمان سی روز استاندارد است، اما دوره های زمانی کوتاهتر و طولانی تر نیز رایج است.

خلاصه گزارش aging فاکتورهای پرداخت نشده را بر اساس وضعیت پرداخت در فواصل زمانی طبقه بندی می کند. فواصل معمول عبارتند از: فعلی (یعنی دیر نشده)، 1-30 روز عقب افتاده، 31-60 روز، 61-90 روز و بیش از 90 روز. خلاصه گزارش‌های aging معمولاً کل مبلغ پرداخت شده را در هر دوره زمانی نشان می‌دهد، در حالی که گزارش‌های aging دقیق، صورت‌حساب‌های واقعی معوق در هر دوره را فهرست می‌کنند. گزارش های مربوط به aging را می توان با متغیرهای دیگری به جز حساب مشتری، مانند فروشنده، منطقه، شماره فاکتور و نماینده مجموعه سازماندهی کرد.

گزارش تاریخچه پرداخت

نمایش سابقه پرداخت مشتریان فردی برای مدیریت مشتریان عادی مهم است، به خصوص اگر آنها خطوط اعتباری داشته باشند. گزارش سابقه پرداخت به دو صورت ارائه می شود: سابقه پرداخت از طریق پرداخت انجام شده و سابقه پرداخت از طریق فاکتور.

چگونه از گزارشات حساب های دریافتنی استفاده می شود؟

گزارش‌های AR وضعیت پرداخت‌های مشتری در برابر فاکتورهای فعلی را نشان می‌دهند. آنها برای مدیریت روابط با مشتری و جریان نقدی، و همچنین ارزیابی کارایی فرآیندهای صورتحساب و کنترل اعتبار یک کسب و کار استفاده می شوند.وقتی صحبت از روابط با مشتری می شود، مدیران کسب و کار باید بدانند که هر مشتری چقدر بدهکار است و چه زمانی پول سررسید می شود.

برای گزارش‌های دریافتنی مشتری آنلاین یا دیجیتالی مفید است که هشدارهایی را برای پرداخت‌هایی که معوق می‌شوند شامل شود تا مدیران AR بتوانند به سرعت مشتریان را پیگیری کنند. گزارش های دریافتنی از مشتریان همچنین نشان می دهد که مشتریان بیشترین بدهی را دارند. این می تواند به مدیران کسب و کار کمک کند تا با تمرکز بر دریافت سریعتر پرداخت از بدهکاران بزرگتر، جریان نقدی را بهبود بخشند. گزارش های دریافتی مشتری اغلب بر اساس برخی فیلترها، مانند منطقه، فروشنده یا میزان درآمد، تجزیه و تحلیل می شود.

گزارش های aging می تواند برای پیش بینی جریان نقدی مفید باشد. آن‌ها از مدیران کسب‌وکار در هدایت تلاش‌های مجموعه‌ها برای به حداقل رساندن بدهی‌های بد حمایت می‌کنند و به برآورد جریان‌های نقدی آتی کمک می‌کنند. علاوه بر گزارش‌های کاغذی سنتی، نمایش‌های دیجیتالی اطلاعات بلادرنگ می‌توانند مدیران کسب‌وکار را به طور کامل از پول نقد دریافتی مورد انتظار مطلع کنند. مدیران کسب‌وکار همچنین می‌توانند از گزارش‌های قدیمی برای شناسایی مشتریانی که پرداخت آن‌ها زمان زیادی طول می‌کشد و اقدامات به موقع برای جلوگیری از تبدیل شدن مبالغ معوق به بدهی غیرقابل وصول، استفاده کنند. تاکتیک های مختلفی ممکن است بر اساس میزان بدهکاری استفاده شود. تعداد زیادی از مبالغ معوق ممکن است نشان دهنده این باشد که کسب و کار باید سیاست های اعتباری را برای مشتریان جدید و فعلی سخت تر کند.

گزارش‌های سابقه پرداخت به مدیران کسب‌وکار کمک می‌کند کیفیت روابط با مشتری و اثربخشی کنترل‌های صورت‌حساب و اعتبار خود را درک کنند. گزارش‌های پرداخت، پرداخت‌های جزئی و همچنین پرداخت‌های کامل را دنبال می‌کنند و اعتبارات و تنظیمات را برجسته می‌کنند. فعالیت پرداخت به کسب و کار کمک می کند تا ارزش روابط با مشتری خود را ارزیابی کند.

در حالی که هر کسب‌وکاری دوست دارد مشتریان دائمی داشته باشد، آن‌هایی که دائماً در پرداخت‌هایشان تأخیر دارند یا سابقه بدهی‌های بد دارند، می‌توانند بیش از ارزششان دردسر ساز شوند. گزارش‌های پرداخت همچنین بینشی در مورد مشکلات صورت‌حساب، مانند خطاها و کار مجدد ارائه می‌دهد. علاوه بر این، سطوح بالای تعدیل فاکتورها ممکن است به مشکلاتی در فرآیندهای صورتحساب شرکت، تحقق محصول یا وعده های فروش نادرست اشاره کند. و اگر مشتریان زیادی برای پرداخت زمان زیادی نیاز دارند، این برای جریان نقدی کسب و کار بد است.

وقتی داده‌هایی که در چنین گزارش‌های واقعیت افزوده قرار می‌گیرند از طریق نرم‌افزار حسابداری در زمان واقعی در دسترس باشند، می‌توانند به یک کسب‌وکار کمک کنند تا عملیات اعتباری و جمع‌آوری را به طور مؤثرتری مدیریت کند. به عنوان مثال، یک مدیر کسب و کار ممکن است از نرم افزار پرس و جو کند تا لیستی از تمام صورتحساب های مشتری که 30 روز یا بیشتر سررسید هستند ارائه کند و/یا فهرست را از بیشترین به کمترین مقدار بدهی مرتب کند. اطلاعات به دست آمده می تواند به هدایت تلاش های مجموعه ها در جایی که بیشترین بهره وری را دارند کمک کند.

مطالب مرتبط:

3 راه برای بهبود سیستم نرم افزار حسابداری

حسابرسی چیست؟

مالیات بر درآمد قابل پرداخت