سیستم اطلاعات حسابداری (AIS) ساختاری است که یک کسب‌وکار برای جمع‌آوری، ذخیره، مدیریت، پردازش، بازیابی و گزارش داده‌های مالی خود استفاده می‌کند تا بتوان از آن توسط حسابداران، مشاوران، تحلیلگران تجاری، مدیران، مدیران ارشد مالی (CFOs) استفاده کرد. حسابرسان، تنظیم کننده ها و سازمان های مالیاتی.حسابداران آموزش دیده ویژه به طور عمیق با AIS کار می کنند تا از بالاترین سطح دقت در تراکنش های مالی شرکت و ثبت سوابق اطمینان حاصل کنند، و همچنین داده های مالی را به راحتی در دسترس کسانی قرار دهند که به طور قانونی نیاز به دسترسی به آن دارند – همه اینها در حالی که داده ها دست نخورده و ایمن هستند. در این مقاله به معرفی سیستم اطلاعات حسابداری (AIS) می پردازیم:

آشنایی با سیستم های اطلاعات حسابداری (AIS)

سیستم اطلاعات حسابداری روشی برای ردیابی کلیه فعالیت های حسابداری و تجاری برای یک شرکت است. سیستم های اطلاعات حسابداری عموماً از شش جزء اصلی تشکیل شده است: افراد، رویه ها و دستورالعمل ها، داده ها، نرم افزار، زیرساخت فناوری اطلاعات و کنترل های داخلی. در زیر به تفکیک هر جزء به تفصیل آمده است.

1. افراد AIS

افراد موجود در AIS کاربران سیستم هستند. یک AIS به بخش های مختلف یک شرکت کمک می کند تا با هم کار کنند. متخصصانی که ممکن است نیاز به استفاده از AIS سازمان داشته باشند عبارتند از:

حسابداران

مشاوران

تحلیلگران کسب و کار

مدیران

مدیران ارشد مالی

حسابرسان

به عنوان مثال، مدیریت می تواند اهداف فروش را تعیین کند که کارکنان بتوانند سپس مقدار مناسبی از موجودی را سفارش دهند. سفارش موجودی به بخش حسابداری از یک قابل پرداخت جدید اطلاع می دهد. هنگامی که فروش در یک کسب و کار انجام می شود، افراد و بخش های درگیر در فرآیند فروش می توانند شامل موارد زیر باشند:

1.فروشندگان سفارشات مشتری را در AIS وارد می کنند.

2.حسابداری صورتحساب یا فاکتور برای مشتری ارسال می کند.

3.انبار سفارش را مونتاژ می کند.

4.بخش حمل و نقل سفارش را برای مشتری ارسال می کند.

5.بخش حسابداری از حساب های دریافتنی جدید مطلع می شود که یک IOU از مشتری است که معمولاً ظرف 30، 60 یا 90 روز پرداخت می شود.

6.بخش خدمات مشتری، سفارش و محموله های مشتری را پیگیری می کند.

7.مدیریت از AIS برای ایجاد گزارش های فروش و انجام تجزیه و تحلیل هزینه استفاده می کند که می تواند شامل موجودی، حمل و نقل و هزینه های تولید باشد.

8.با یک AIS که به خوبی طراحی شده است، همه افراد در یک سازمان می توانند به یک سیستم دسترسی داشته باشند و همان اطلاعات را بازیابی کنند. AIS همچنین فرآیند گزارش دادن اطلاعات به افراد خارج از سازمان را در صورت لزوم ساده می کند.

9.AIS باید به گونه ای طراحی شود که نیازهای افرادی را که از آن استفاده می کنند برآورده کند. استفاده از سیستم نیز باید آسان باشد و باید بهبود یابد، نه اینکه مانع کارایی شود.

2. رویه ها و دستورالعمل ها

رویه و دستورالعمل های یک AIS روش هایی هستند که برای جمع آوری، ذخیره سازی، بازیابی و پردازش داده ها استفاده می کند. این روش ها هم دستی و هم خودکار هستند. داده ها می توانند هم از منابع داخلی (مانند کارمندان) و هم از منابع خارجی (مثلاً سفارشات آنلاین مشتریان) به دست آیند. رویه ها و دستورالعمل ها در نرم افزار AIS کدگذاری خواهند شد. با این حال، رویه‌ها و دستورالعمل‌ها نیز باید از طریق مستندسازی و آموزش در کارکنان «کد» شوند. رویه ها و دستورالعمل ها باید به طور مداوم دنبال شوند تا مؤثر واقع شوند.

3. داده های AIS

یک AIS باید یک ساختار پایگاه داده برای ذخیره اطلاعات داشته باشد، مانند زبان پرس و جوی ساختاریافته (SQL)، که یک زبان کامپیوتری است که معمولاً برای پایگاه های داده استفاده می شود. SQL به داده های موجود در AIS اجازه می دهد تا برای اهداف گزارش دستکاری و بازیابی شوند.AIS همچنین به صفحات ورودی مختلف برای انواع مختلف کاربران سیستم و ورود داده ها و همچنین فرمت های خروجی مختلف برای پاسخگویی به نیازهای کاربران مختلف و انواع مختلف اطلاعات نیاز دارد.

داده های موجود در AIS تمام اطلاعات مالی مربوط به فعالیت های تجاری سازمان است. هر داده تجاری که بر امور مالی شرکت تأثیر می گذارد باید به یک AIS برود.نوع داده های موجود در AIS به ماهیت کسب و کار بستگی دارد، اما ممکن است شامل موارد زیر باشد:

سفارش های فروش

صورتحساب مشتری

گزارش تجزیه و تحلیل فروش

نیازمندی های خرید

فاکتورهای فروشنده

رجیسترها را بررسی کنید

دفتر کل

داده های موجودی

اطلاعات حقوق و دستمزد

زمان سنجی

اطلاعات مالیاتی

از داده ها می توان برای تهیه صورت های حسابداری و گزارش های مالی، از جمله برنامه های قدیمی حساب های دریافتنی، تراز آزمایشی و صورت سود و زیان استفاده کرد. داشتن همه این داده ها در یک مکان – در AIS – فعالیت های نگهداری سوابق، گزارش، تجزیه و تحلیل، حسابرسی و تصمیم گیری یک کسب و کار را تسهیل می کند. برای اینکه داده ها مفید باشند، باید کامل، دقیق و مرتبط باشند. از سوی دیگر، نمونه‌هایی از داده‌هایی که در AIS قرار نمی‌گیرند شامل یادداشت‌ها، مکاتبات، ارائه‌ها و راهنماها هستند. این اسناد ممکن است رابطه مماس با امور مالی شرکت داشته باشند، اما، به استثنای پاورقی های استاندارد، آنها واقعاً بخشی از سوابق مالی شرکت نیستند.

4. نرم افزار AIS

جزء نرم افزاری یک AIS برنامه های رایانه ای است که برای ذخیره، بازیابی، پردازش و تجزیه و تحلیل داده های مالی شرکت استفاده می شود. قبل از اینکه کامپیوترها وجود داشته باشند، AIS یک سیستم دستی و مبتنی بر کاغذ بود، اما امروزه، اکثر شرکت ها از نرم افزار کامپیوتری به عنوان پایه AIS استفاده می کنند. کسب‌وکارهای کوچک ممکن است از Quickbooks Intuit یا Sage’s Sage 50 Accounting استفاده کنند، اما موارد دیگری نیز وجود دارد.56 کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط ​​ممکن است از SAP Business One استفاده کنند.

کیفیت، قابلیت اطمینان و امنیت اجزای کلیدی نرم افزار موثر AIS هستند. مدیران برای تصمیم گیری برای شرکت به اطلاعاتی که آن خروجی می دهد تکیه می کنند و برای تصمیم گیری صحیح به اطلاعات باکیفیت نیاز دارند.برنامه های نرم افزاری AIS را می توان برای رفع نیازهای منحصر به فرد انواع مختلف کسب و کار سفارشی کرد. اگر یک برنامه موجود نیازهای یک شرکت را برآورده نکند، نرم افزار همچنین می تواند در داخل با ورودی قابل توجهی از کاربران نهایی توسعه یابد یا توسط یک شرکت شخص ثالث به طور خاص برای سازمان توسعه یابد. این سیستم حتی می تواند به یک شرکت تخصصی برون سپاری شود.

برای شرکت‌های سهامی عام، مهم نیست که کسب‌وکار چه برنامه نرم‌افزاری و گزینه‌های سفارشی‌سازی را انتخاب می‌کند، مقررات Sarbanes-Oxley ساختار AIS را تا حدودی تعیین می‌کند. این به این دلیل است که مقررات SOX کنترل های داخلی و رویه های حسابرسی را ایجاد می کند که شرکت های دولتی باید از آنها پیروی کنند.علاوه بر هزینه، عواملی که در انتخاب سخت افزار باید در نظر گرفته شوند عبارتند از سرعت، قابلیت ذخیره سازی و اینکه آیا می توان آن را گسترش داد و ارتقا داد.

شاید مهمتر از همه، سخت افزار انتخاب شده برای AIS باید با نرم افزار مورد نظر سازگار باشد. در حالت ایده‌آل، این نه تنها سازگار، بلکه بهینه نیز خواهد بود – یک سیستم درهم و برهم بسیار کمتر از یک سیستم سریع مفید خواهد بود. یکی از راه‌هایی که کسب‌وکارها می‌توانند به راحتی الزامات سازگاری سخت‌افزار و نرم‌افزار را برآورده کنند، خرید یک سیستم کلیدی در دست است که شامل سخت‌افزار و نرم‌افزار مورد نیاز کسب‌وکار است. خرید یک سیستم کلیدی در دست از نظر تئوری به این معنی است که کسب و کار ترکیبی بهینه از سخت افزار و نرم افزار را برای AIS خود خواهد داشت.یک AIS خوب همچنین باید شامل برنامه ای برای نگهداری، سرویس، جایگزینی و ارتقاء اجزای سیستم سخت افزاری و همچنین برنامه ای برای دفع سخت افزارهای خراب و قدیمی باشد تا داده های حساس به طور کامل از بین بروند.

5.زیرساخت فناوری اطلاعات

زیرساخت فناوری اطلاعات فقط یک نام فانتزی برای سخت افزار مورد استفاده برای راه اندازی سیستم اطلاعات حسابداری است. اکثر این اقلام سخت افزاری یک کسب و کار باید به هر حال داشته باشد و می تواند شامل موارد زیر باشد:

کامپیوترها
دستگاه های موبایل
سرورها
چاپگرها
روترها
رسانه ذخیره سازی
منبع تغذیه پشتیبان

علاوه بر هزینه، عواملی که در انتخاب سخت افزار باید در نظر گرفته شوند عبارتند از سرعت، قابلیت ذخیره سازی و اینکه آیا می توان آن را گسترش داد و ارتقا داد.

شاید مهمتر از همه، سخت افزار انتخاب شده برای AIS باید با نرم افزار مورد نظر سازگار باشد. در حالت ایده‌آل، این نه تنها سازگار، بلکه بهینه نیز خواهد بود یک سیستم درهم و برهم بسیار کمتر از یک سیستم سریع مفید خواهد بود. یکی از راه‌هایی که کسب‌وکارها می‌توانند به راحتی الزامات سازگاری سخت‌افزار و نرم‌افزار را برآورده کنند، خرید یک سیستم که شامل سخت‌افزار و نرم‌افزار مورد نیاز کسب‌وکار است. خرید یک سیستم در دست از نظر تئوری به این معنی است که کسب و کار ترکیبی بهینه از سخت افزار و نرم افزار را برای AIS خود خواهد داشت.

یک AIS خوب همچنین باید شامل برنامه ای برای نگهداری، سرویس، جایگزینی و ارتقاء اجزای سیستم سخت افزاری و همچنین برنامه ای برای دفع سخت افزارهای خراب و قدیمی باشد تا داده های حساس به طور کامل از بین بروند.

6. کنترل های داخلی

کنترل‌های داخلی یک AIS، تدابیر امنیتی است که برای محافظت از داده‌های حساس در آن وجود دارد. اینها می توانند به سادگی رمز عبور یا به پیچیدگی شناسایی بیومتریک باشند. پروتکل های امنیتی بیومتریک ممکن است شامل ذخیره ویژگی های انسانی باشد که در طول زمان تغییر نمی کنند، مانند اثر انگشت، صدا و تشخیص چهره.

یک AIS باید دارای کنترل‌های داخلی برای محافظت در برابر دسترسی غیرمجاز رایانه و محدود کردن دسترسی به کاربران مجاز، که شامل برخی از کاربران داخل شرکت می‌شود، داشته باشد. همچنین باید از دسترسی غیرمجاز به فایل توسط افرادی که مجاز به دسترسی به بخش‌های منتخب سیستم هستند جلوگیری کند.

یک AIS حاوی اطلاعات محرمانه ای است که نه تنها به شرکت بلکه به کارکنان و مشتریان آن تعلق دارد. این داده ها ممکن است شامل موارد زیر باشد:

شماره های تامین اجتماعی

اطلاعات حقوق و دستمزد و پرسنل

شماره های کارت اعتباری

اطلاعات مشتری

داده های مالی شرکت

اطلاعات مالی تامین کنندگان و فروشندگان

تمام داده های یک AIS باید رمزگذاری شوند و دسترسی به سیستم باید ثبت و نظارت شود. فعالیت سیستم نیز باید قابل ردیابی باشد.یک AIS همچنین به کنترل های داخلی نیاز دارد که از آن در برابر ویروس های رایانه ای، هکرها و سایر تهدیدات داخلی و خارجی برای امنیت شبکه محافظت کند. همچنین باید از بلایای طبیعی و نوسانات برق که می تواند باعث از دست رفتن داده ها شود محافظت شود.

مطالب مرتبط:

ترند فناوری مالی در سال 2022

فین تک (فناوری مالی) چیست؟

8 ویژگی مهم که باید در نرم افزار حسابداری فروشگاهی به دنبال آن باشید