نرم افزار حسابداری یک نیاز اساسی و اولیه برای هر سازمان تجاری است. راه حل های حسابداری نکات و بینش های بسیار مفیدی را در مورد عملیات یک کسب و کار ارائه می دهند.نرم افزار حسابداری می تواند تفاوت زیادی در نحوه عملکرد یک کسب و کار ایجاد کند. این ابزار اساسی برای ارزیابی سلامت مالی شرکت، رعایت الزامات انطباق و پیگیری نحوه مصرف سرمایه است.در این مقاله به معرفی 10 ویژگی که هر نرم افزار حسابداری باید داشته باشد می پردازیم:

یک نرم افزار حسابداری خوب می تواند به شما کمک کند تا تجارت خود را به راحتی در مسیر درست هدایت کنید. این می تواند مهم ترین بینش ها را در مورد سرمایه هزینه شده، هزینه ها، صورتحساب ها و مشتریان به شما ارائه دهد. این می تواند به شما کمک کند صورتحساب، جمع آوری پرداخت و بسیاری از کارهای اداری را خودکار کنید.بسیاری از راه حل های حسابداری به شما نیاز دارند که در حسابداری متخصص باشید. اما یک نرم افزار حسابداری خوب حتی به افرادی که سابقه حسابداری ندارند نیز کمک می کند تا مانند یک حرفه ای کار کنند.

در اینجا 10 ویژگی کلیدی که هر نرم افزار حسابداری باید داشته باشد آورده شده است:

1. گزارش ها و تحلیل ها:

اطلاعات زمانی قدرتمند است که در زمان مناسب به افراد مناسب ارائه شود. نرم افزار حسابداری باید بتواند یک نمای کلی از امور مالی ارائه دهد. برای مثال خلاصه سود و زیان، حساب های دریافتنی، پرداختنی ها، هزینه ها و صورت حساب ها و غیره

نرم افزار حسابداری باید جنبه های کلیدی کسب و کار را تجزیه و تحلیل کرده و به مدیریت ارائه دهد. این نرم افزار اطلاعات سریعی را در مورد مسائل مربوط به انطباق مهم و معلق، اقدامات مربوط به فعالیت های مالی و عملیات تجاری شما ارائه می دهد.

2. مجوزهای کاربر و امنیت:

داده های حسابداری بسیار حساس هستند. نحوه ذخیره و دسترسی برنامه به داده ها بسیار مهم است. نرم افزار حسابداری باید دارای امنیت سطح بالایی از داده های حساس باشد.داده ها باید محرمانه باشند و در صورت دستکاری یا از دست رفتن داده ها، باید بتواند دنباله ای برای همه اقدامات ارائه دهد. بنابراین، حتی اگر شخصی داده ها را تغییر دهد، سیستم دنباله ای برای تمام فعالیت ها برای انجام اقدامات اصلاحی دارد.اقدامات امنیتی داده‌ها باید برای بی‌خبر بودن اطلاعات و حساب‌ها انجام شود.

3. پردازش پرداخت:

بسیاری از سیستم های حسابداری به مشتریان کمک می کنند تا صورتحساب های خود را به صورت آنلاین پرداخت کنند. بنابراین، سیستم حسابداری شما می تواند به شما در جمع آوری پرداخت های مشتری و همچنین پرداخت آنلاین فروشنده کمک کند.سیستم های حسابداری امروزه گزینه های بسیار ساده ای را در اختیار مشتریان قرار می دهند تا بتوانند با کلیک یک دکمه پرداخت را انجام دهند.این کار باعث صرفه جویی در وقت کارکنان، کاهش مشکلات مدیریتی و همچنین جمع آوری پرداخت ها سریعتر می شود. پرداخت های آنلاین نیز به صورت خودکار در دفاتر حساب ثبت می شود.

4. منبع باز بودن و قابلیت انتقال

پیش نیاز هر نرم افزار حسابداری خوب ارائه راهی آسان برای انتقال داده ها است. چه از هر نرم افزاری استفاده می کنید یا حساب های خود را به صورت دستی انجام می دهید، باید بتوانید به راه حل جدید حسابداری با پیچیدگی تغییر دهید.نرم افزار باید راهی برای وارد کردن حساب های پرداختنی، دریافتنی ها، موجودی کالا، دارایی ها، بدهی ها، درآمد و هزینه ها و غیره با یک رابط یکپارچه فراهم کند. آپلود یکباره این موجودی حساب باید سیستم را برای شما راه اندازی کند.

5. قابلیت همکاری با توابع تجاری

نرم افزار حسابداری مستقل نیست، باید با بسیاری از عملکردهای تجاری به خوبی کار کند. بنابراین، می توانید کارمند، منابع انسانی، حقوق و دستمزد، CRM، فروش، حمل و نقل، موجودی خود را در یک سیستم یکپارچه کنید.یک محصول حسابداری برتر از تمام عملکردهای کسب و کار شما مراقبت می کند و بر اساس نیاز، داده ها را از منابع مختلف استفاده می کند. سیستم حسابداری همچنین باید با سیستم های دیگر قابل همکاری باشد.

انتقال فایل های داده از سایر سیستم ها و پایگاه های داده باید به راحتی به نرم افزار حسابداری شما متصل شود. نرم افزار باید راه هایی برای واردات و صادرات داده های حسابداری ارائه دهد. برای کاربران نهایی که متخصص حسابداری یا نرم افزار نیستند، سیستم ها باید بدون هیچ گونه عارضه ای کار کنند.

6. راه حل های طراحی:

هر کسب و کاری باید زمانی را که برای سازماندهی عملیات و رعایت آن صرف می کند به حداقل برساند. نرم افزارهای حسابداری اکنون قادر به ارائه طرح هایی هستند که مشکلات را برای کاربران حل می کند. بنابراین، اگر به دنبال ایجاد ترازنامه، گزارش سود و زیان یا جریان نقدی برای تجارت خود هستید، لازم نیست منتظر حسابدار باشید.این نرم افزار ابزارهای قدرتمندی را برای نمایش اطلاعات کلیدی ارائه می دهد. همچنین برای پوشش مهمترین نیازهای کسب و کار شما برای رفع نیازهای انطباق ساخته شده است.

7. جمع آوری فاکتور و پرداخت:

یک نرم افزار حسابداری خوب می تواند یک برند عالی برای شرکت شما ایجاد کند. گزینه های قابل تنظیم برای ایجاد فاکتورها با ظاهر و احساس عالی را در اختیار شما قرار می دهد. در عین حال، گزینه هایی را برای جمع آوری پرداخت های آنلاین در اختیار شما قرار می دهد.هنگامی که پول به کسب و کار شما بدهکار است، ماژول صورتحساب به شما امکان می دهد یادآوری ها را تنظیم کرده و آنها را برای مشتریان ارسال کنید. شما با خلاصه پرداخت های بدهکار به شما، اظهارات مشتری، یادآوری ها و غیره آشنا خواهید شد.

این سیستم ها به شما این امکان را می دهند که فاکتورها را با قالب های طراحی شده سفارشی چاپ کنید، آنها را چاپ کنید یا به صورت الکترونیکی برای مشتریان ارسال کنید و پرداخت ها را به صورت آنلاین دریافت کنید.داده‌های مشتری، آدرس‌ها، شماره حساب‌ها، موجودی‌های اولیه و شرایط استاندارد قراردادها همگی توسط نرم‌افزار نگهداری می‌شوند. همچنین می‌توانید با استفاده از فاکتورهای موجود با تغییرات جزئی و غیره، فاکتورهای سریع ایجاد کنید.

8. منابع انسانی و حقوق و دستمزد:

ماژول های حقوق و دستمزد جزء لاینفک سیستم های حسابداری هستند. اینها گزینه هایی را برای پردازش حقوق کارمندان، مدیریت آموزش ها، پروژه ها، نرخ های ساعتی، مالیات و سایر انطباق ها ارائه می دهند.سیستم های حسابداری مدرن همچنین گزینه های بیومتریک خودکار و مبتنی بر کد QR را برای حضور و غیاب ارائه می دهند. مدیریت مرخصی، تعطیلات، تقویم رویدادهای شرکت، اطلاعیه ها و غیره را می توان از طریق نرم افزار حسابداری مدیریت کرد.

9. موجودی و دارایی های ثابت:

موجودی و دارایی های ثابت برای نیازهای حسابداری حیاتی هستند. نرم افزارهای حسابداری قابلیت ثبت دارایی های ثابت و محاسبه استهلاک و غیره را برای آنها دارند. تمام هزینه های انجام شده در دارایی های ثابت، سابقه به روز آنها، محاسبه ارزش منصفانه و پویایی مدیریت دارایی برای حسابداری مهم است.

راه حل های حسابداری انعطاف پذیری را در انتخاب روش های استهلاک طبق دستورالعمل های IAS یا IFRS فراهم می کند. شرکت ها می توانند راه هایی را انتخاب کنند که بتوانند حداکثر ارزش را از دارایی های ثابت خود به دست آورند.موجودی محصولات و خدمات را می توان با سیستم های حسابداری آنلاین نیز نگهداری کرد. چه برچسب گذاری اقلام موجودی، تأیید، تجدید ارزیابی یا بهای تمام شده و غیره باشد، سیستم های حسابداری همه این قابلیت ها را ارائه می دهند.

10. گزارش ها و انطباق:

هر سازمانی باید گزارش های انطباق را به دولت ارائه کند. راه حل حسابداری باید بتواند گزارش ها را بر اساس مکان شرکت و نیازهای نظارتی تولید کند.راه حل حسابداری باید به شرکت کمک کند تا انطباق خود را حفظ کند، تاریخ های مهم را مشخص کند و تمام گزارش ها را طبق مقررات دولتی تولید کند.

از داده‌های حسابداری می‌توان برای به دست آوردن بینش‌های مهم در مورد عملیات تجاری نیز استفاده کرد. سیستم های حسابداری همچنین می توانند با تجزیه و تحلیل داده ها، بینش هایی را برای عملکردهای حیاتی کسب و کار، بودجه بندی و برنامه ریزی پیش بینی و ارائه دهند.این سیستم‌ها می‌توانند ورودی‌های مهمی را برای عملکردهای بودجه‌بندی، برآورد و هزینه‌یابی برای سازمان‌ها فراهم کنند.

نتیجه

انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب می تواند عملیات تجاری شما را روان تر و موثرتر کند. حسابداری ژانیا تجربه گسترده ای در ساخت راه حل های نرم افزاری حسابداری و مالی دارد. اگر به دنبال نرم افزار حسابداری هستید، لطفا با ما تماس بگیرید.

مطالب مرتبط:

تفاوت حسابداری دستی و حسابداری کامپیوتری

مدیریت مالی چیست؟

مدیریت مالی