حسابداری راهی است که صاحبان مشاغل اطلاعات مالی شرکت خود را مدیریت می کنند. صاحبان مشاغل از حسابداری برای ثبت، گزارش و تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی شرکت خود استفاده می کنند. شرکت ها اغلب چندین بخش از اطلاعات مالی را از معاملات تجاری تولید می کنند و این اطلاعات را در دفتر کل و مجلات جمع آوری می کنند.از لحاظ تاریخی، حسابداری یک فرآیند دستی بود که از کتابها و اسناد کاغذی برای اطلاعات مالی استفاده می کرد. فناوری کسب و کار پیشرفت های قابل توجهی در زمینه مدیریت مالی و نرم افزار حسابداری ایجاد کرده است.در این مقاله به معرفی تفاوت حسابداری دستی و حسابداری کامپیوتری می پردازیم:

چرا باید از حسابداری دستی به حسابداری کامپیوتری تبدیل شد؟

1-سرعت

تفاوت اصلی بین سیستم های دستی و کامپیوتری سرعت است. نرم افزار حسابداری نه تنها داده ها را پردازش می کند و گزارش ها را بسیار سریعتر از سیستم های دستی ایجاد می کند، بلکه امکان ورود سریعتر داده ها را نیز فراهم می کند. حسابداری کامپیوتری به طور کلی در زمان شما صرفه جویی می کند، زیرا به اسنادی مانند فاکتورها، سفارشات خرید و حقوق و دستمزد اجازه می دهد تا سریع و دقیق جمع آوری و چاپ شوند.

2-دقت

حسابداری دستی سنتی فرآیندی خسته کننده است که حسابداران را ملزم می کند تا زمان زیادی را صرف بررسی ریاضی اعداد در اطلاعات حسابداری شرکت کنند. اشتباهات ساده مانند جابجایی اعداد یا وارد کردن اطلاعات در ستون نادرست می تواند خطاهای قابل توجهی ایجاد کند. سیستم های حسابداری کامپیوتری به حسابداران اجازه می دهد تا با ایجاد گزارش های مالی دقیق، اطلاعات بیشتری را نسبت به قبل پردازش کنند.

به دلیل کارایی و سهولت استفاده، سیستم‌های حسابداری رایانه‌ای به شما امکان می‌دهند کنترل موجودی و جمع‌آوری پرداخت را بهبود ببخشید، در زمان صرفه‌جویی کنید و جریان نقدی را بهبود بخشید. حسابداران به طور بالقوه می توانند زمان کمتری را برای جستجوی خطاها و زمان بیشتری را صرف تجزیه و تحلیل اطلاعات برای اهداف تصمیم گیری کنند.

3-اتوماسیون

حسابداری دستی در مقایسه با حسابداری کامپیوتری بسیار خسته کننده تر است. شما باید ستون ها را دقیق اضافه کنید، کار خود را دوباره بررسی کنید و به صورت فیزیکی اعداد بنویسید. این وظایف معمولی به طور موثر توسط سیستم های کامپیوتری انجام می شود که سوابق را به طور خودکار و در حال به روز رسانی می کنند.

تمامی محاسبات به صورت خودکار در برنامه های نرم افزاری انجام می شود و خطاها را به حداقل می رساند و کارایی را افزایش می دهد.

4-ادغام حسابداری با سایر فرآیندهای تجاری

حسابداری به خودی خود یک فعالیت مجزا نیست. این امر با سایر فرآیندهای تجاری مانند خرید و فروش، خرید، بانکداری، مالیات و غیره مرتبط است. در حسابداری دستی، در صورتی که تراکنش بر فرآیندهای مختلف تأثیر بگذارد، باید آن را در چندین مکان ثبت کنید تا اطمینان حاصل شود که تمام دفاتر مربوطه هستند. در حسابداری کامپیوتری، تنها یک نمونه از ورود داده ها لازم است و بر این اساس تمام فرآیندهای یکپارچه مراقبت می شوند.

5-گزارش نویسی

با یک سیستم دستی، مکان یابی اطلاعات هر کتاب و جمع آوری آن در یک گزارش زمان می برد. تحت سیستم دستی حسابداری، داده ها باید جمع آوری، تجمیع و جمع آوری شوند تا یک گزارش خاص تولید شود. در سیستم دستی، تحلیل «چه می‌شد؟» خسته‌کننده خواهد بود. حسابداری کامپیوتری امکان بازیابی سریع داده ها را فراهم می کند. با یک سیستم حسابداری کامپیوتری، اطلاعات یا گزارش‌ها برای یک دوره زمانی خاص را می‌توان به سرعت جمع‌آوری کرد، زیرا نرم‌افزار حسابداری به طور خودکار تمام ورودی‌های دفتر مربوطه را برای گزارش‌های دوره جمع‌آوری می‌کند.

سیستم‌های رایانه‌ای همچنین می‌توانند گزارش‌های فوری در مورد ارزیابی سهام، سود و زیان، گزارش‌های دریافتنی و پرداختنی، تجزیه و تحلیل حقوق و دستمزد و فروش ارائه دهند و امکان تعدیل سریع‌تر در استراتژی کسب‌وکار شما را فراهم کنند.

6-انطباق

کسب‌وکارها در حالت ایده‌آل می‌خواهند مطابقت داشته باشند، اما همچنین می‌خواهند کمترین زمان ممکن را برای آن صرف کنند، زیرا ماهیت زمان‌بر آن است. چه مالیات مستقیم یا غیرمستقیم ، در روز جاری تقریباً غیرممکن است که بتوان همه این موارد را در کتاب‌های دستی انجام داد. حسابداری رایانه‌ای راه رو به جلو است که امکان بررسی سریع انطباق سطح تراکنش، تطبیق دفاتر و در نهایت ثبت بازده دقیق بر اساس داده‌های تجاری دقیق را فراهم می‌کند.

7-پشتیبان گیری

تفاوت اساسی بین سیستم های دستی و کامپیوتری، سهولت پشتیبان گیری از یک سیستم کامپیوتری است. همه تراکنش ها را می توان در صورت آتش سوزی یا حوادث ناگوار ذخیره و پشتیبان گیری کرد. شما نمی توانید این کار را با سوابق کاغذی انجام دهید، مگر اینکه از تمام صفحات کپی کنید، که به خودی خود یک فرآیند طولانی و ناکارآمد است. همچنین در صورت بروز حادثه، سیستم‌های رایانه‌ای امکان بازیابی سریع‌تر از دست دادن داده‌ها را فراهم می‌کنند.

8-ذخیره سازی داده ها، امنیت و مدیریت

در سیستم‌های دستی، جایی که حساب‌ها در کتاب‌ها نگهداری می‌شوند، به تلاش زیادی برای ذخیره داده‌های تجاری حیاتی نیاز دارد زیرا به فضا نیاز دارد. مهمتر از همه، امنیت داده ها به خطر می افتد، زیرا صاحب کسب و کار باید به چند نفر در سازمان خود اعتماد کند و امیدوار باشد که هیچ مشکلی پیش نیاید. حسابداری رایانه ای امکان ایجاد یک سیستم قوی برای ذخیره داده های کسب و کار را فراهم می کند، به طوری که به تلاش و هزینه کمتری برای ذخیره داده ها نیاز دارد، و همچنین اجازه می دهد تا سطوح امنیتی خودکار در سازمان تنظیم شود، که به صاحب کسب و کار آرامش خاطر می دهد.به طور خلاصه، فرآیندهای تجاری کلیدی ، حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختنی، تطبیق بانکی، ردیابی معوق، گزارش‌دهی مالی و انطباق بسیار سریع‌تر انجام می‌شوند و زمان زیادی را برای یک کسب‌وکار معمولی صرفه‌جویی می‌کنند.

اما مهم‌تر از همه، به کسب‌وکار اجازه می‌دهد کارآمدتر شود و بر رشد کسب‌وکار تمرکز کند – در عین حال اطمینان حاصل شود که مطابق با آن نیز باقی می‌ماند – که به وضوح با توجه به اتفاقات اخیر نیاز به زمان است.

مطالب مرتبط:

مدیریت مالی چیست؟

مدیریت مالی

چگونه یک حسابدار مالیاتی شوید؟