شاید برای اولین بار به خرید نرم افزار حسابداری فکر می کنید. یا، در نهایت آماده تعویض ارائه دهندگان نرم افزار هستید. در برخی موارد، ممکن است تعجب کنید که چگونه نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید. گزینه های زیادی وجود دارد که حتی دانستن انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب از کجا شروع شود، ممکن است غیرممکن به نظر برسد. این مقاله به شما کمک می کند تا یاد بگیرید چگونه نرم افزار حسابداری را متناسب با نیاز خود انتخاب کنید.

چگونه نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کار خود را انتخاب کنید؟

نحوه انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کار کوچک خود می تواند کارتان را سخت کند. شرکت شما نیازهای خاصی دارد. و با بسیاری از ویژگی‌های نرم‌افزاری، امتیاز قیمت، جدول زمانی تعهد (یک بار شارژ یا اشتراک)، و هر چیز دیگری، ثابت نگه‌داشتن همه چیز می‌تواند دشوار باشد.

برای مرتب کردن گزینه های خود، پنج نکته زیر را در نظر بگیرید:

1. نرم افزار حسابداری را متناسب با بودجه خود انتخاب کنید.

قبل از شروع، باید بدانید که هزینه نرم افزار حسابداری متفاوت است. این مقدار اغلب با تعداد ویژگی هایی که نرم افزار ارائه می دهد افزایش می یابد. ویژگی های بیشتری می خواهید؟ ممکن است مجبور شوید مقداری پول بیشتر بپردازید.

درک اینکه چگونه قیمت با ویژگی های موجود در هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری مقایسه می شود، مهم است. آخرین چیزی که می خواهید نرم افزار گران قیمت با مجموعه ای از ویژگی هایی است که هرگز از آنها استفاده نخواهید کرد. قبل از خرید، بررسی کنید و ببینید که آیا نرم افزار نسخه آزمایشی رایگان یا نسخه ی نمایشی خود هدایت شده را ارائه می دهد. اگر آنها این کار را انجام دهند، قبل از اینکه متعهد شوید، با ویژگی های نرم افزار آشنا خواهید شد.

مراقب نحوه پرداخت هزینه نرم افزار باشید. شرکت های نرم افزاری اغلب روش های مختلفی برای شارژ کاربران دارند. برخی از برنامه های نرم افزاری با هزینه هنگفت و یکباره فروخته می شوند. بسته به نرم افزار، ممکن است مجبور شوید هزینه های اضافی را برای به روز رسانی ها بپردازید. اگر اینطور باشد، نمی‌توانید از قبل برای هزینه جدید برنامه‌ریزی کنید. اگر به‌روزرسانی مورد نیاز است، باید هزینه آن را بپردازید.

سایر برنامه های نرم افزاری با اشتراک ماهانه یا سالانه کار می کنند. آنها اغلب در بسته بندی هایی با ساختار قیمت گذاری طبقه ای فروخته می شوند که به شما امکان می دهد دقیقاً آنچه را که نیاز دارید انتخاب کنید. اگر نرم افزاری را انتخاب می کنید که هزینه ماهانه دریافت می کند، قبل از اشتراک، شرایط را بدانید.

مطمئن شوید که قرارداد خود را درک کرده اید . آیا این قرارداد منعطف است یا خیر؟ در صورت شکستن قرارداد، ممکن است هزینه ای از شما دریافت شود.

آخرین اما نه کم اهمیت: مراقب هزینه های پنهان یا اضافی باشید. شما نمی خواهید از هزینه های اضافی برای ایجاد فاکتورها، اجرای گزارش ها، ارائه راه اندازی، خدمات مشتری و ذخیره سازی داده ها شگفت زده شوید.

2. بهترین نرم افزار حسابداری نرم افزاری است که می دانید چگونه از آن استفاده کنید.

اگر مانند بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک هستید، در حوزه خاص خود دانش عمیقی دارید، نه حسابداری. شما نمی خواهید هفته کاری خود را صرف یادگیری حسابداری کنید.مطمئناً، ممکن است از نظر فنی یک حسابدار نباشید، اما در مدیریت پول تازه کار نیستید. شما از زمانی که برای اولین بار در مورد اینکه آیا باید قلک خود را بشکنید یا دوباره آن را پر کنید، امور مالی خود را مدیریت می کنید.

با توجه به آنچه گفته شد، نرم افزار حسابداری انواع مختلف سطوح مهارت را در ذهن دارد. برخی ساده هستند و برای افراد غیرحسابدار ساخته شده اند. سایرین بیشتر برای حسابداران مناسب هستند. در نهایت، مهم نیست که شما چه کسی هستید. شما باید به دنبال نرم افزاری باشید که منابع رایگان و پشتیبانی مشتری را ارائه می دهد. به این ترتیب، اگر نیاز به یادگیری چیز جدیدی دارید، یک راه آسان برای اطمینان از داشتن اطلاعات درست وجود دارد.

3. ویژگی های مورد نیاز نرم افزار حسابداری را تعیین کنید:

در مورد داشتن این همه ویژگی برای انتخاب این است که می توانید نرم افزار حسابداری را پیدا کنید که مانند یک دستکش متناسب با نیازهای شما باشد.

در اینجا برخی از ویژگی های رایجی است که ممکن است با آنها روبرو شوید:

1-فاکتورها را ایجاد و پیگیری کنید

2-به فروشندگان پرداخت کنید

3-تهیه صورتهای مالی

4-پردازش کارت های اعتباری

5-ادغام با حساب های بانکی

6-تاریخچه مشتریان را ثبت کنید

همه ما یک چک لیست خوب را دوست داریم. برای کمک به سازماندهی جستجوی خود، چک لیستی از تمام ویژگی هایی که نیاز دارید تهیه کنید. فهرست را از ضروری ترین ویژگی ها تا کمترین آن ها اولویت بندی کنید.یک راه حل نرم افزاری بیابید که هم نیازهای فعلی و هم نیازهای آینده را پشتیبانی کند. نرم افزاری را پیدا کنید که بتواند با کسب و کار شما رشد کند.

4. صاحبان در حال حرکت باید به دنبال انعطاف باشند.

اگر متوجه شدید که کلمه «دفتر» را به‌طور ساده تعریف می‌کنید که شامل کافه‌ها، سالن‌های فرودگاه و رستوران مورد علاقه‌تان می‌شود، ممکن است بخواهید به نرم‌افزار حسابداری مبتنی بر ابر نگاه کنید.

نرم افزارهای مبتنی بر فضای ابری اطلاعات را به صورت آنلاین ذخیره می کنند تا بتوانید با هر دستگاهی که به اینترنت متصل است از هر کجا به برنامه دسترسی داشته باشید. در اینجا نکات مثبت زیادی وجود دارد: شما به یک میز متصل نیستید، و لازم نیست نگران از دست دادن اطلاعات حسابداری در صورت خراب شدن رایانه خود باشید.

اگر نرم افزار دسکتاپ را انتخاب می کنید، باید خطرات آن را بدانید. آن رایانه و هارد دیسک آن به نقطه مرکزی کاری شما تبدیل می شوند. و، این نرم افزار تنها در صورتی در دسترس شما است که رایانه شما در بهترین حالت باشد. تصادفات، آسیب آب و قطع برق می تواند سوابق حسابداری شما را خراب کند.

5. اطمینان حاصل کنید که پشتیبانی مشتری با کیفیت در صورت نیاز وجود دارد.

ممکن است برای درک نرم افزار جدید خود سؤالاتی داشته باشید یا به کمک نیاز داشته باشید. و زمانی که آن زمان فرا رسید، یک تیم پشتیبانی می خواهید که بتواند به سرعت و به راحتی کمک کند. پشتیبانی مشتری باکیفیت که آگاهانه باشد و دسترسی به آن آسان باشد، کلید انتقال به نرم افزار جدید خواهد بود.

در اینجا چند سوال وجود دارد که باید هنگام فکر کردن در مورد پشتیبانی مشتری در نظر داشته باشید:

آیا پشتیبانی رایگان است یا هزینه های اضافی و حتی تکراری وجود دارد؟

آنها در چه منطقه زمانی هستند؟ مطمئن شوید که زمان زیادی را بین مناطق زمانی مختلف از دست ندهید.

آیا تیم پشتیبانی در مورد نرم افزار و نیازهای شما با تجربه و آگاه است؟

آیا بیش از یک راه برای دریافت پشتیبانی مشتری (به عنوان مثال، تلفن، ایمیل، چت آنلاین) وجود دارد؟

پاسخ به این سوالات آسان است. با تیم پشتیبانی مشتری تماس بگیرید و به سادگی از آنها بپرسید. یک خودکار یا مداد در دست داشته باشید—ممکن است بخواهید یادداشت برداری کنید. شما می توانید خیلی سریع بگویید که آیا آنها تیم پشتیبانی مشتری مناسب برای شما هستند یا خیر.

نحوه انتخاب نرم افزار حسابداری

موارد ذکر شده در بالا فقط یک نقطه شروع هستند. همچنین باید موارد زیر را در نظر بگیرید:

گزارش‌ها: به دنبال گزارش‌های خوانا باشید که قابل اشتراک‌گذاری با حسابدار، مدیران یا سایر کارمندان مورد اعتماد شما باشد.

روش حسابداری: نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید که با روش حسابداری دلخواه شما مطابقت داشته باشد.

امنیت: مطمئن شوید که نرم افزار منافع امنیتی شما را در نظر دارد.

تعهد: تعهدات ماه به ماه یا سالانه (هر کدام متناسب با نیاز شما) را انتخاب کنید.

نظرات: به مشتریانی که هفته‌ها، ماه‌ها و حتی سال‌ها از نرم‌افزار استفاده می‌کنند اعتماد کنید—اجازه دهید به شما بگویند که نرم‌افزار چقدر خوب است.

حسابداری یکپارچه ژانیا با قابلیت داشتن تمامی امکانات گزارشات پیشرفته و انبارداری پیشرفته و انواع دفاتر حسابداری و ثبت سند دستی و اتوماتیک و امکانات مالی و بازرگانی و کنسول فروش قدرتمند تمامی نیازهای شما در زمینه حسابداری براورده می کند.

مطالب مرتبط:

کسب و کارهای پردرآمد در سال 2023

5 مزیت داشتن صندوق مکانیزه فروش