23 ژانویه
بسیاری از شرکتها به نقطهای میرسند که فرآیندهای دستی و روشهای حسابداری تکهای که زمانی برای مدیریت مالیاتها، امور مالی، پرداختنیها، مطالبات و موجودی کالا استفاده میکردند، شروع به محدود کردن کسبوکارشان به جای سود بردن میکنند. شرکتهایی که به دنبال شکوفایی هستند، باید بیش از حفظ یک دفتر کل اولیه، وارد کردن دادهها در صفحات گسترده و اسناد مختلف، و هدر دادن منابع گرانبها در ارتباط با گزارشهای اضافی از بخشهای مختلف، انجام دهند. نرم افزار حسابداری به شرکت های کوچک و در حال رشد کمک می کند تا فرآیندهای مالی و عملیاتی اساسی و پیچیده تر را به صورت مقرون به صرفه مدیریت، ساده و خودکار کنند. در اینجا نگاهی به ویژگیهای مختلف نرمافزار حسابداری و نحوه کمک به شرکتها برای رقابت بهتر در بازارهای پویا و پیچیده امروزی میاندازیم.در این مقاله 10 مزیت نرم افزار حسابداری برای مشاغل می باشد:
نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم افزار حسابداری برای جمع آوری، ثبت، طبقه بندی، مدیریت، دسترسی و اشتراک گذاری داده های حسابداری و سایر اطلاعات مالی از یک پلتفرم استفاده می شود. با خودکار کردن عملکردهای دستی، مانند ایجاد ورودی های مجله، تولید صورت های مالی، به روز رسانی گزارش های کلیدی، مدیریت حقوق و دستمزد و هزینه ها، و همگام سازی داده ها در بخش های مختلف، در زمان و هزینه شرکت ها صرفه جویی می کند.
نرم افزار حسابداری انواع مختلفی دارد. شرکتهای کوچک معمولاً با یک بسته اولیه که روی یک سیستم داخلی نصب شده است شروع میکنند. با این حال، نرم افزار آنلاین (بخوانید: مبتنی بر ابر) ویژگی ها، مزایا و سفارشی سازی بیشتری را ارائه می دهد. مدلهای قیمتگذاری از پرداخت مجوز یکباره برای یک بسته اولیه در محل تا هزینه اشتراک سالانه برای نرمافزار مبتنی بر ابر متغیر است. اشتراکها معمولاً هزینههای جداگانهای را بر اساس پلتفرم اصلی، ماژولهای اختیاری و تعداد کارمندانی که از نرمافزار استفاده میکنند، جمعآوری میکنند. اکثر نرم افزارهای حسابداری بسته به نیازهای یک کسب و کار رو به رشد، یا با ادغام ویژگی های اضافی در نرم افزار داخلی یا با افزودن ماژول ها در فضای ابری، مقیاس پذیر هستند.
صرف نظر از برندی که شرکت انتخاب میکند، محبوبترین نرمافزار حسابداری شامل ویژگیهای اصلی است که ورودیهای دفتر کل، صورتحساب ، حسابهای پرداختنی و دریافتنی، گزارشدهی و تجزیه و تحلیل، و مدیریت زمان و هزینه کارکنان را مدیریت میکند. کارمندان می توانند داشبوردهایی را برای مشاهده و ردیابی اطلاعاتی که برای نقش آنها مهم است ایجاد کنند.
نرم افزار مبتنی بر ابر شامل این اصول است، اما به دلیل اینکه از طریق اینترنت به یک سرور مدیریت مرکزی متصل است، می تواند عملکرد و راحتی بیشتری را ارائه دهد. به عنوان مثال، نرم افزار مبتنی بر ابر، دسترسی مجاز به داده ها را در هر مکان، هر زمان و از هر دستگاهی فراهم می کند. همچنین میتواند شامل بهروزرسانیهای خودکار برای امنیت، پشتیبانگیری و مقررات مالیاتی جدید باشد. ماژولها به مدیران اجازه میدهند تا به سرعت ویژگیهای مختلفی مانند قابلیتهای مدیریت منابع عمیقتر و ابزارهای تحلیلی را اضافه کنند.
مانند یک بسته اولیه در محل، نرم افزار مبتنی بر ابر برای استفاده توسط اکثر انواع شرکت ها طراحی شده است و می تواند برای مدل های مختلف تجاری سفارشی شود. برای مثال، شرکتی که بر اساس یک مدل تجاری مبتنی بر اشتراک فعالیت میکند، میتواند نرمافزار را برای رسیدگی به صورتحساب مکرر، قیمتگذاری مبتنی بر استفاده، فاکتورهای بلادرنگ و مدیریت پویا موجودی سفارشی کند.
چرا از نرم افزار حسابداری استفاده کنیم؟
شرکتهایی که از روشها و فرآیندهای حسابداری دستی پیشی گرفتهاند، از نرمافزار حسابداری برای صرفهجویی در زمان با خودکارسازی و سادهسازی ثبت، مدیریت، گزارشدهی و اشتراکگذاری دادههای حسابداری و مالی استفاده میکنند. با نرم افزار حسابداری خوب، یک کسب و کار می تواند بسیاری از تراکنش های مربوط به بدهی ها و مطالبات، موجودی کالا و حقوق و دستمزد کارکنان، و همچنین گزارش ها و صورت های مالی را خودکار کند.
از جمله دلایل زیادی که باعث میشود کسبوکارهای کوچک از فرآیندهای دستی به نرمافزار حسابداری تغییر کنند، این است که این نرمافزار میتواند:
1-به طور خودکار پرداخت ها و یادآوری های فروشنده و فاکتور را برنامه ریزی کنید.
2-دقت ورودی داده ها را افزایش دهید.
3-برای بسته شدن به موقع، داده های تراکنش را مستقیماً در کتاب ها وارد کنید.
4-گزارش های مالی دقیق و منطبق را ایجاد کنید.
5-برای ظاهر حرفه ای تر، گزارش ها و نمودارهای سفارشی ایجاد کنید.
6-برای پرداخت و واریز مستقیماً به یک حساب بانکی پیوند دهید.
7-به دست آوردن دید بیشتر از سطوح موجودی.
8-محاسبه دستمزد کارکنان و مالیات بر حقوق و دستمزد.
نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر به حداقل نصب نیاز دارد و به روز رسانی و پشتیبان گیری خودکار و همچنین لایه های اضافی رمزگذاری و سایر اقدامات امنیتی را ارائه می دهد. این به شرکت ها اجازه می دهد تا سیستم های محاسباتی داخلی و منابع IT را آزاد کنند، در هزینه ها صرفه جویی کنند، کارایی را افزایش دهند و فرآیندهای دستی را کاهش دهند.
شرکتها از نرمافزار حسابداری برای حذف کارهای دستی و اضافی استفاده میکنند و به کارمندان کلیدی اجازه میدهند بر روی وظایف مهمتری تمرکز کنند که ارزش بیشتری به کل کسب و کار میافزاید.
10 مزیت نرم افزار حسابداری
اکثر نرم افزارهای حسابداری می توانند به اندازه و پیچیدگی یک کسب و کار مقیاس شوند. افزونه ها و ماژول ها بسته به نیاز شرکت، ویژگی ها و عملکردهای اضافی را ارائه می دهند. بیشتر آنها مزایای مشابهی را ارائه می دهند که به کسب و کارها کمک می کند دیجیتالی، خودکارسازی، ساده سازی، افزایش دقت و بهبود فرآیندهای حسابداری و مالی خود را انجام دهند. در اینجا برخی از مزایای اصلی نرم افزار حسابداری محبوب امروزی آورده شده است.
1-با اتوماسیون در زمان صرفه جویی می کند:
هر نرم افزار حسابداری خوب می تواند با ارائه فاکتورها و یادآوری های پرداخت که شامل پیوندهایی برای روش های پرداخت آنلاین مناسب است، صورتحساب را خودکار کند. اتوماسیون همچنین می تواند با برنامه ریزی پرداخت های بانکی و سپرده های مستقیم به حساب های پرداختنی کمک کند. پرداختهای مالیاتی، با وارد کردن دادهها در رایجترین فرمهای مالیاتی و ثبت الکترونیکی آنها در IRS؛ و حقوق و دستمزد، با محاسبه ساعت و مالیات، پردازش دستمزد و پرداخت مالیات حقوق و دستمزد. این حذف فرآیندهای دستی باعث صرفه جویی در زمان و بهبود دقت حسابداری می شود. و هنگامی که خطاها ظاهر می شوند، نرم افزار حسابداری می تواند یک اعلان ارسال کند و خطا را برجسته کند. همه اینها باعث میشود تیمهای حسابداری و مالی تلاشهای خود را روی کارهای با ارزشتر متمرکز کنند.
2-دسترسی به اطلاعات لحظه به لحظه:
داده ها ارزش زیادی ندارند مگر اینکه کارمندان کلیدی بتوانند اطلاعات به روز و دقیق را مشاهده کنند و به سرعت برای برنامه ریزی، پیش بینی و دستیابی به اهداف تصمیم بگیرند. کسبوکارهای معاملاتی با دسترسی به اطلاعات روش پرداخت، زمان و مکان فروش محصولات خاص سود میبرند. در سطح ابتدایی تر، مدیریت و سایر اعضای تیم می توانند به سرعت به درآمدها، سودها، دارایی ها و موجودی به روز دسترسی داشته باشند. آنها همچنین می توانند به راحتی داده ها را با دوره های زمانی دیگر مقایسه کنند.
3-دید بهتر اطلاعات دقیق تر:
دیدن جزئیات از طریق لنزهای خراشیده یا نسخه عینک قدیمی دشوار است. همین امر در مورد فرآیندهای حسابداری دیروز یا نرم افزارهای قدیمی نیز صادق است. نرم افزار حسابداری امروزی به بخش ها این امکان را می دهد که به راحتی تراکنش ها را مشاهده و پیگیری کنند، داده های به روز را مدیریت و نگهداری کنند، و همکاری بین بخش ها را بهبود بخشند. این دیدگاه جامع به جلوگیری از خطاها، شکستن سیلوهای دپارتمان، پیگیری مسئولیتپذیری و جلوگیری از اضافه کاری کمک میکند. مشاهده کامل عملکرد کلی، تنظیم بودجه و هزینه های بخش های مختلف را آسان تر می کند و سلامت کلی شرکت را بهبود می بخشد. همچنین به مدیران – چه مدیر یک کسب و کار کوچک و چه بنیانگذار یک شرکت در حال رشد – کمک می کند تا تصمیمات دقیق و در زمان واقعی بگیرند.
4-امنیت و تداوم:
نرم افزار حسابداری از رمزگذاری و سایر لایه های امنیتی برای محافظت از داده ها و احراز هویت کاربران استفاده می کند. این امر به ویژه برای نرم افزارهای مبتنی بر ابر، که در آن داده ها در یک سرور راه دور قرار دارند، مهم است. اطلاعات مهم همچنین در صورت گم شدن یا دزدیده شدن یک دستگاه تلفن همراه یا در صورت وقوع آتش سوزی یا بلایای دیگر محافظت می شود. و کسبوکارهای کوچک میتوانند همان سطح امنیت شرکتهای بزرگتر را کسب کنند.
5-تطابق:
تولید دستی، برچسب گذاری، بررسی مجدد و ارسال داده های مالی در اسناد و صفحات گسترده زمان بر است و خطا ایجاد می کند. همراهی با دستورالعمل ها، مقررات و ساختارهای مالیاتی که همیشه در حال تغییر هستند به ناامیدی می افزاید. نرمافزار حسابداری میتواند این فرآیندها را خودکار و ساده کند و صورتهای مالی دقیقی را از طریق قالبهای بهروزرسانی مداوم برای انطباق با اصول پذیرفتهشده حسابداری (GAAP) و استانداردهای بینالمللی گزارشگری مالی (IFRS) تولید کند. اتوماسیون فرآیند باعث صرفه جویی در زمان و ناامیدی از ارائه برآوردهای مالیاتی سه ماهه و اظهارنامه های سالانه می شود.
6-تصمیم گیری بهتر:
امید و غریزه بهترین پایه ها را برای تصمیم گیری های حیاتی نمی سازند. نرمافزار حسابداری با ارائه نمایان شدن به دادههای بیدرنگ و معیارهای کلیدی – مانند درآمد، نرخ خرید مشتری، فروش محصول و سطح موجودی – که سلامت مالی را برای مثلاً یک کافیشاپ مستقل یا نانوایی منطقهای تعریف میکند، از فرآیند تصمیمگیری سود میبرد. با چندین سایت این سطح از کنترل، بینش و همکاری، نسبت به روشهای ایستا، پراکنده و غیرفعال شده شیوههای حسابداری دستی سنتی، زمینه محکمتری را برای تصمیمگیریهای تجاری ایجاد میکند.
7-کارکنان مولدتر:
با خودکارسازی فرآیندهای حسابداری معمول، نرم افزار می تواند کارکنان کلیدی را از مراقبان منفعل داده های مالی به خالقان فعال ارزش تجاری تبدیل کند. قابلیتهای اصلی نرمافزار حسابداری – افزایش دقت، تحویل بیدرنگ دادهها، دید و همکاری – به تیمها کمک میکند تا استراتژیهای تجاری بهتری را توسعه دهند و بین سیلوهای دپارتمان ارتباط برقرار کنند، که هر دو تصمیمات آگاهانهتر را تسهیل میکنند.
8-دسترسی از راه دور:
کار از راه دور ناشی از بیماری همه گیر، بسیاری از دپارتمان های حسابداری را وادار کرده است تا سیستم های حسابداری مبتنی بر ابر را اضافه کنند که داده ها و اطلاعات بلادرنگ را برای کارکنان مجاز از هر مکان، در هر زمان و در هر دستگاهی قابل دسترسی می کند. این ویژگی ها کارایی، دقت، همکاری و تصمیم گیری را بهبود می بخشد.
9-مقیاس پذیری:
مقیاس پذیری نرم افزار حسابداری بسیار مهم است زیرا فرآیندهای حسابداری، فروش، تراکنش های مالی، پایگاه مشتری، موجودی و حقوق و دستمزد بزرگتر و پیچیده تر می شوند. اکثر بستهها شامل ماژولها و افزونههایی هستند که رشد را مدیریت میکنند و با حسابهای بانکی، کارتهای اعتباری، موجودی و سایر عناصر تجاری یکپارچه میشوند. شرکتها همچنین میتوانند ویژگیهای غیرضروری را در زمانهای خرابی، انتقال یا روندهای فصلی حذف کنند.
10-هزینه کمتر:
نرمافزار حسابداری مبتنی بر ابر دادهها را از طریق اینترنت به سرورهای راه دور ارائهدهنده ارسال میکند، جایی که پردازش میشود و در اختیار مدیران تجاری قرار میگیرد. که باعث صرفه جویی در هزینه، زمان و منابع می شود. از آنجایی که این نرمافزار دیگر روی رایانه یا شبکه یک کسبوکار قرار ندارد، سیستم مبتنی بر ابر فضای محاسباتی ارزشمندی را آزاد میکند و به کارکنان فناوری اطلاعات اجازه میدهد تا روی کارهای دیگر تمرکز کنند. بهروزرسانی خودکار نرمافزار هزینههای مجوزهای جدید، سختافزار، تعمیر و نگهداری سیستم و یکپارچهسازی را حذف میکند. این مزایا به ویژه برای مشاغل در بازارهای نوسان یا پویا مهم است.
