در روزگاران قدیم، نگهداری از کتاب ها برای یک تجارت به معنای ثبت ارقام در دفتر کل کاغذی بود. دیگر نه. امروزه، مشاغل در هر اندازه از نرم افزار حسابداری برای پیگیری درآمد خود و همچنین برای پیش بینی فروش و مدیریت موجودی استفاده می کنند. نرم افزار حسابداری تجاری احتمال خطای انسانی ناشی از حسابداری روی کاغذ را تا حد زیادی کاهش می دهد و می تواند به شما امکان دسترسی به اطلاعات مهم را تنها با چند ضربه کلید بدهد. اما با گزینه های بسیار زیاد، پیدا کردن نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کار شما می تواند دشوار باشد. در زیر پنج نکته وجود دارد که به شما کمک می کند نرم افزاری را پیدا کنید که به بهترین وجه نیازهای شرکت شما را برآورده کند.
1. هم نیازها و هم مهارت های حسابداری خود را در نظر بگیرید!
بهترین گزینه برای یافتن نرم افزار حسابداری مناسب این است که به نحوه عملکرد کسب و کار خود نگاه کنید و سپس انواع مختلف نرم افزارهای موجود در بازار را با دقت بررسی کنید. اگر کسب و کار شما چندین میلیون دلار در سال درآمد داشته باشد، نیازهای حسابداری بسیار متفاوتی نسبت به کسب و کار کمتر از 50000 دلار خواهد داشت. در مورد محصولات نرم افزار حسابداری گزینه های مختلفی دارید، از جمله آنهایی که به طور خاص برای مشاغل کوچک و متوسط طراحی شده اند.
بسته به صنعت خود، ممکن است بخواهید نرم افزار تخصصی را در نظر بگیرید که برای کمک به مشاغل در جایگاه شما طراحی شده است. به عنوان مثال، برنامه های کاربردی سفارشی برای مشاغل در بخش تولید، خرده فروشان و رستوران ها، و همچنین برای بسیاری از انواع دیگر شرکت های تجاری وجود دارد.
انجام تحقیقات شما مهم است، زیرا برنامه ای که انتخاب می کنید مستقیماً بر نحوه مدیریت درآمد شما تأثیر می گذارد. همچنین در نظر گرفتن این نکته مهم است که اگرچه نرم افزار حسابداری می تواند کار نگهداری دفاتر را آسان کند، اما همچنان به میزان معینی سواد مالی نیاز دارد. همانطور که یک برنامه کاربردی ممکن است پیچیده باشد، هنوز فقط یک ابزار است. کسانی که از نرم افزار استفاده می کنند باید بدانند که با آن چه کنند.
2. به برنامه های ابری نگاه کنید!
با تبدیل شدن محاسبات ابری به عنوان یک تأثیر برجسته در تجارت مدرن، مهم است که بسیاری از برنامه‌های حسابداری آنلاین موجود را نادیده نگیریم.برنامه های ابری دارای مزایای مختلفی هستند. از هر مکانی با اتصال اینترنت قوی می توان به آنها دسترسی داشت و برای اجرای آنها نیازی به خرید مجوزهای نرم افزاری یا سرور ندارید. نصب به روز رسانی ها در انتهای سرور انجام می شود، بنابراین شما و کارکنان فناوری اطلاعات شما نیازی به نگرانی در مورد به روز نگه داشتن نرم افزار ندارید. و با استفاده از تبلت، لپ تاپ یا گوشی هوشمند می توان به برنامه های کاربردی ابری دسترسی داشت. علاوه بر این، سوابق شما در یک مرکز داده دور از مکان فیزیکی کسب و کار شما ایمن نگهداری می شود. این امر ایمنی آنها را در صورت وقوع یک فاجعه محلی یا سایر رویدادهای مخرب تضمین می کند.
تغییر دیگری در حسابداری ابری:
برخی از نرم افزارهای مدیریت کسب و کار مبتنی بر ابر (مانند LivePlan) با نرم افزار حسابداری (مانند QuickBooks) یکپارچه شده اند. بنابراین اگر توانایی دسترسی به اطلاعات مالی خود از هر نقطه با اتصال به اینترنت (به جای اینکه فقط بتوانید آن را در دفتر خود ببینید) برای شما جذاب است، به برنامه‌های تجاری مبتنی بر ابر که با نرم‌افزار حسابداری مورد نظر شما یکپارچه می‌شوند، نگاه کنید.
3. بودجه خود را در نظر داشته باشید!
نرم افزار حسابداری تجاری وجود دارد که متناسب با همه بودجه ها می باشد. برنامه‌های عمومی برای یک پایگاه کاربری گسترده‌تر ممکن است رایگان دانلود شوند یا با قیمت پایین‌تری خریداری شوند. با این حال، هر چه نرم افزار تخصصی تر باشد، گران تر می شود، زیرا پایگاه کاربر برای نرم افزارهای تخصصی معمولاً نسبتاً کوچک است. اگر چیزی خاص برای صنعت خود یا سفارشی سازی شده برای شرکت خود می خواهید، باید آمادگی پرداخت حق بیمه را داشته باشید.
4. به ویژگی های افزودنی توجه کنید!
افزونه‌ها قابلیت‌های بیشتری را به برنامه حسابداری تجاری می‌آورند. به عنوان مثال، ممکن است به شما اجازه دهند از راه دور به نرم افزار دسترسی داشته باشید، پرداخت های آنلاین را بپذیرید و نرم افزار حسابداری را با نرم افزار تجارت الکترونیک خود ادغام کنید. افزونه هایی نیز وجود دارد که نرم افزار حسابداری را با نرم افزارهای مالیاتی سازگار می کند.
5. با کمک حسابدار خود تصمیم بگیرید!
حسابدار شما ممکن است ترجیح دهد برنامه‌ای را انتخاب کنید که با برنامه‌هایی که او استفاده می‌کند سازگار باشد. هر کسب و کاری متفاوت است. حسابدار شما در بهترین موقعیت برای ارائه یک نظر با تجربه در مورد اینکه کدام یک برای شرکت خاص شما بهترین انتخاب است. حسابدار شما حتی ممکن است بتواند به شما در تنظیم نرم افزاری که انتخاب می کنید کمک کند.
هر نرم افزار حسابداری تجاری را که انتخاب می کنید، به یاد داشته باشید که مادام العمر به آن متعهد نیستید، زیرا اکثر نرم افزارها امکان تبدیل به نوعی را فراهم می کنند. با این حال، تصمیم نباید به سادگی گرفته شود. مطمئناً نمی خواهید به یک برنامه متعهد شوید و زمان خود را روی آن سرمایه گذاری کنید، فقط چند ماه بعد متوجه می شوید که باید به برنامه دیگری تغییر دهید.
